ALTERNANT.E ASSISTANT·E ADMINISTRATIF·VE

Etablissement public national situé dans le Parc de la Villette, la Cité de la musique - Philharmonie de Paris est un grand complexe dédié à la diffusion, à l’éducation et à la transmission musicale. Il comprend trois salles de concert, le Musée de la musique, l’Orchestre de Paris, des salles d’exposition temporaire, la Philharmonie des enfants, une maison d’édition, des espaces documentaires et des salles de répétition pour les orchestres et les musiciens. L’établissement présente chaque saison environ 500 concerts et accueille quatre orchestres en résidence.

Au-delà de l’excellence musicale qu’il incarne, l’établissement a également pour mission forte et fondatrice de renouveler et élargir le public musical en favorisant l’égal accès de tous, adultes, jeunes et familles, aux différentes formes de musique.

Pour cette raison, et dès son origine, le choix a été fait d’offrir des activités éducatives dans des proportions et avec une exigence qualitative inégalées pour un établissement de cette envergure.

Au sein de l’établissement, le Département Education porte cette politique attachée aux valeurs de diversités, d’inclusion et d’ouverture de l’établissement et, pour cette raison, y développe depuis toujours une pédagogie particulière et reconnue.

Dans une approche toujours interdisciplinaire, le Département Education prône un épanouissement global de l’enfant, du jeune, de l’adulte (et de leurs familles) qui nécessite le déploiement d’une pédagogie collective reliée au corps et aux émotions et une approche sociale qui contribue à ce que chacun puisse trouver sa juste place dans l’activité qui lui est proposée et dans le rapport qu’il entretient à lui-même, à l’autre et au monde.

Dans ce cadre exigeant et innovant en termes de pratiques musicales et orchestrales, le Département Education porte de nombreux projets éducatifs qui s’inscrivent dans la stratégie de l’établissement et doivent toujours être reliés, avec une grande transversalité, aux autres départements et directions dont les actions poursuivent également cet objectif d’ouverture à l’égard de publics à renouveler et enrichir.

La Philharmonie de Paris crée la première École dédiée à la production de spectacle vivant dans le domaine musical qui ouvrira ses portes en septembre 2025 avec une école pilote de trois mois. Ce projet est porté par le Département Education. 

Nouveau modèle de formation en totale immersion au sein des équipes de la Philharmonie, l’École de la Philharmonie sera dédiée à toutes celles et ceux qui veulent produire la musique — toutes les musiques — et formera les futurs producteurs et managers de scènes musicales. Cette école s’inscrit au cœur des enjeux de transmission, mission et action essentielles de la Philharmonie de Paris. Gratuite, immersive et accueillant des étudiants d’horizons académiques, sociaux et géographiques divers, cette École formera une nouvelle génération de producteurs et managers de scènes musicales, qui inventera de nouvelles manières de manager la musique sur scène et produira un spectacle vivant capable de relever les défis sociétaux, économiques, environnementaux de notre temps.

Contrat en alternance (apprentissage ou professionnalisation) à partir de septembre 2025

Dans le cadre de son alternance, l’assistant·e administratif·ve apportera un soutien opérationnel à la responsable administrative sur les missions suivantes :

Suivi administratif des étudiants

Suivi des feuilles de présence et absences, mise à jour des tableaux de suivi

Gestion administrative des chargé.es d’enseignement

Participation à l’édition et à la gestion des contrats

Archivage et classement des documents administratifs

Suivi des achats et des commandes

Prise de contact avec les fournisseurs, demande de devis, suivi des demandes de bon de commande, vérification des services fait, mise à jour des outils de suivi des commandes

Soutien au remplissage des outils de suivi et d’analyse

Saisie et mise à jour des tableaux Excel et autres outils de reporting, contribution à la production de statistiques simples (fréquentation, taux de présence, etc.)

Suivi logistique

Demande de matériel pour les cours auprès de la régie, mise en place de catering, soutien aux évènements proposés

Etudiant.e en formation à partir de Bac + 3 en management culturel, métiers de l’administration et de la gestion des organisations, gestion des entreprises et des administrations, gestion de la PME

Prise de poste souhaitée : 01/09/2025

Compétences et qualités requises :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

• Rigueur, sens de l’organisation, discrétion

• Bon relationnel, capacité à travailler en équipe

• Autonomie et esprit d’initiative