Apprenti / Apprentie gestionnaire administratif (F/H)

L’École polytechnique, surnommée l’X, est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une école militaire placée sous la tutelle du ministère des Armées. L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre Grandes Écoles : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.
 
Largement internationalisée (40% de ses étudiants, 40% de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.
 
Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Au sein de la Direction des Opérations de lʼEnseignement et de la Recherche, le pôle Support Académique est organisé en back-office qui assure la coordination entre les différents programmes de formation et un front-office pour répondre aux besoins de ses clients.

Ce pôle est en charge du suivi des dossiers scolaires, de tous les étudiants, sur toute la durée de leur scolarité, à la fois pour les étudiants (inscription, transcripts, attestations, certificats et diplômes), pour les services internes (gestion des notes, organisation des jurys, requêtes dʼinformations, évaluation des enseignements) et aussi pour les entités externes (enquêtes nationales, vérification employeurs). Ce pôle est également en charge de la gestion des aides financières, ainsi que du conventionnement des formations.

Rattaché(e) à la Coordinatrice des inscriptions administratives et des diplômes, vous contribuerez aux différentes campagnes de gestion administrative des étudiants et au contrôle et à la fiabilisation des données administratives des étudiants. Vous participerez également aux enquêtes et remontées institutionnelles ainsi qu’à la gestion électronique des documents du pôle.

À ce titre, vous assurerez les missions suivantes :

1.    Inscriptions/réinscriptions administratives

• Vérifier la complétude des dossiers et la qualité des informations renseignées ;

• Effectuer des vérifications croisées entre les informations renseignées et les pièces justificatives fournies ;

• Intégrer et mettre à jour, le cas échéant, les informations et pièces justificatives dans le système d’information ;

• Identifier les anomalies ou informations manquantes et en assurer le suivi ;

• Assurer les relances auprès des élèves et étudiants, en français ou en anglais.

2.    Données de administratives, enquêtes et remontées institutionnelles

• Participer à la constitution et à la mise à jour des fichiers nécessaires aux enquêtes et remontées institutionnelles ;

• Contrôler l’exactitude, la cohérence et la complétude des données ;

• Identifier les écarts et anomalies et contribuer à leur correction ;

• Constituer et mettre à jour des fichiers de suivi et des listes de référence.

3.    Diplomation

• Participer à la constitution et au contrôle des fichiers nécessaires à la fabrication des diplômes ;

• Contrôler l’exactitude, la cohérence et la complétude des données de diplomation ;

• Participer aux contrôles de cohérence des données de diplomation.

4.    Gestion électronique des documents et archives

• Participer à la mise en œuvre et à l’alimentation de la gestion électronique des documents (GED) des dossiers académiques ;

• Contribuer à l’organisation, au classement et à la reprise des documents et archives existants ;

• Participer à la démarche Qualité du pôle.

Ces missions vous permettront de développer une connaissance approfondie des processus de gestion administrative des étudiants et de travailler sur des volumes importants de données au sein de plusieurs systèmes d’information.

Ce poste est à pourvoir en apprentissage pour 12 mois à Palaiseau (Essonne).

Nous sommes faits pour vous car :
 
Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.
 
Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.
 
Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT

• Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%

• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)

• Services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit...

• Équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...)

• Mutuelle collective (sauf cas de dispense) prise en charge à 50%

• Rémunération : Grille d'apprentissage

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Vous êtes notre perle rare car :

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 minimum et préparez en alternance sur un an un diplôme de niveau Bac+3 à Bac+5 dans le domaine de la gestion, de l’administration, du management des organisations (par exemple BUT 3 GEA, licence professionnelle ou formation équivalente) ou dans un domaine connexe en adéquation avec les missions proposées.

Vous disposez idéalement d’une première expérience professionnelle en environnement administratif (stage, alternance ou emploi) vous ayant permis de développer votre autonomie et votre capacité à prendre rapidement en main de nouvelles procédures.

Vous êtes à l’aise avec les outils numériques et disposez de bonnes connaissances Excel, notamment pour la manipulation, le contrôle et l’exploitation de fichiers de données.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous avez le sens du contrôle et savez identifier et signaler les anomalies. Vous savez travailler en équipe tout en étant capable de mener en autonomie les activités qui vous sont confiées.

Vous êtes à l’aise dans les échanges écrits et oraux en français et disposez d’un niveau d’anglais vous permettant d’échanger avec les étudiants.