Apprenti communication évènementielle (F/H)

L’Institut Polytechnique de Paris (IP Paris) regroupe six Grandes Écoles : l’École polytechnique, l’ENSTA, l’ENPC, l’ENSAE Paris (une école du GENES), Télécom Paris et Télécom SudParis (deux écoles de l’IMT). Ce groupement d’établissements d’excellence au sein d’IP Paris se place délibérément dans une approche internationale de l’enseignement supérieur et de la recherche.

L’Institut Polytechnique de Paris permet à ces Écoles de conjuguer leurs forces, d’amplifier leurs actions de coopération déjà existantes et de gagner en lisibilité et en visibilité, notamment à l’international, en capitalisant sur leurs atouts et en procédant à une mutation qui positionnera l’Institut Polytechnique de Paris selon les standards internationaux. Rassemblées sur trois campus, ces Écoles disposent d’un formidable potentiel leur permettant de démultiplier leurs forces pour mettre en place des réalisations communes.

Au sein de la Direction de la communication, l’apprenti(e) contribue à l’organisation et à la mise en œuvre des événements d’IP Paris, de leur conception à leur réalisation opérationnelle.

Il/elle intervient sur l’ensemble de la chaîne événementielle, avec une forte dimension logistique, organisationnelle et terrain.

1. Organisation et coordination des événements

• Participer à l’organisation d’événements internes et externes (Welcome Days, cérémonies, événements innovation, événements scientifiques, etc.).

• Contribuer à la planification et au suivi des projets (rétroplanning, check-lists, coordination globale).

• Participer à la gestion logistique : réservation de salles, coordination des prestataires, gestion du matériel et des besoins techniques.

• Suivre les inscriptions et la gestion des participants.

• Appuyer le suivi budgétaire (devis, bons de commande, suivi des dépenses).

2. Communication événementielle

• Concevoir et décliner des supports de communication (invitations, visuels, présentations, supports print et digitaux).

• Participer à la mise en œuvre des actions de communication rattachées aux événements (mailings, site web, réseaux sociaux).

3. Gestion opérationnelle et présence terrain

• Assurer le bon déroulement des événements le jour J : installation des espaces, accueil des intervenants et participants, coordination des équipes et prestataires, gestion des imprévus.

• Participer aux tâches logistiques avant, pendant et après les événements (montage, démontage, signalétique, etc.).

4. Suivi et amélioration continue

• Mettre à jour les outils de suivi de projets (tableaux de bord, planning, outils collaboratifs)

• Réaliser les bilans d’événements (reporting, retours d’expérience, recommandations).

Ce poste est à pouvoir à compter du 01/09/2026

Titulaire d’un diplôme de type bac+3 et en formation de communication événementielle avec une première expérience en stage ou apprentissage réussie.

Qualités attendues :

• Très bonne organisation et capacité à gérer plusieurs projets en parallèle

• Réactivité et capacité d’adaptation

• Sens du service et du terrain

• Bon relationnel et diplomatie

• Esprit d’équipe et autonomie

Une appétence pour l’enseignement supérieur, la recherche ou l’innovation est un plus.

Les compétences :

Savoirs techniques

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)

• Connaissance d’outils de création (Canva, Adobe Photoshop, InDesign, …)

• Outils de gestion de projet (Trello ou équivalent)

Savoir-faire

• Planifier et suivre un projet événementiel

• Gérer des priorités et respecter des délais

• Produire des supports de communication simples

• Coordonner plusieurs interlocuteurs

Savoir-être

• Rigueur et sens de l’organisation

• Polyvalence et adaptabilité

• Esprit d’initiative

• Aisance relationnelle

• Capacité à gérer le stress et les imprévus

Au sein de l'Institut, vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés.

• Télétravail 1 à 2 jours selon le poste.

• Un remboursement de votre titre de transport à hauteur de 75%

• De multiples services (restaurant d’entreprise, cafétéria (espace détente), bibliothèque des écoles-membres, Musée de l'X, service postal, )

• Des équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...) et activités sportives variées sont organisées tout au long de l'année.

• Une participation de 15 euros à la mutuelle de votre choix.

Tous nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.