Assistant administratif (coordination des ateliers) F/H

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation. www.univ-catholille.fr

En chiffres (en 2025)

• 5 Facultés

• 18  Écoles, Grandes Écoles et Instituts

• 43 000 étudiants

• 350 parcours de formation

• 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)

• 2 quartiers d’innovation sociale

• 15 chaires de recherche

• +580 universités partenaires à l’international

   

Mission générale

L’assistant administratif soutient la Chargée de projet dans l’organisation des ateliers du Campus Créatif.

Il/Elle assure le suivi administratif, prépare et coordonne la logistique, et intervient sur le terrain lors des activités et des temps forts. 

HORAIRES – 11-19h / PERMIS B 

Administratif / ateliers

• Création et mise à jour des fiches de présence

• Rédaction et suivi des conventions des intervenant.es

• Mise à jour des outils de suivi des ateliers

• Suivi des inscriptions et de la billetterie

• Présence lors des ateliers : accueil, coordination, gestion des imprévus (Signalement des urgences (délais, matériel, documents manquants…)

• Participation aux bilans et au reporting des ateliers

• Être force de proposition pour une amélioration de l’organisation des ateliers. 

Logistique & technique – Vie du Campus créatif

• Installation et rangement lors des ateliers et événements

• Participation à la préparation des espaces

• Participation à la vie du campus et aux besoins ponctuels 

Lien avec les étudiants

• Création et co-gestion des groupes WhatsApp

• Gestion des questions et demandes des étudiants

• Transmission des informations pratiques (plannings, lieux, matériel…)

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

Compétences

• Organisation et rigueur

• Aisance écrite et maîtrise des outils bureautiques notamment Excel 

• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle

• Aisance en anglais

• Intérêt pour l’événementiel ou la culture (apprécié)

Qualités personnelles

• Sens du service et du contact

• Fiabilité et sens pratique

• Réactif et dynamique

• Ouverture d'esprit 

• Autonome

• Esprit d’équipe

• Ce que nous proposons :
  Type de contrat : CDD

Rémunération :

• Rémunération : Entre 2010 et 2160 euros bruts

• Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre : 10 euros (avec prise en charge de l’employeur à hauteur de 60%)

• Mutuelle/Prévoyance

• Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d’abonnement) à hauteur de 75%

• Evénements fédérateurs