Assistant administratif de mairie F/H

La commune de Montans, dont l'équipe municipale compte une dizaine d'agents, recrute un assistant administratif de mairie dans le cadre d'un remplacement en vue d’un départ à la retraite. Placé sous l'autorité du Maire et en lien fonctionnel avec la secrétaire générale de mairie, l'agent recruté assure l'accueil du public et contribue à la gestion administrative de la collectivité.

Le poste, ouvert à 23h/semaine, a vocation à évoluer vers un temps complet de 35h/semaine courant 2027.

• Accueil du public

–  Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés

–   Renseigner, orienter et informer le public

–   Identifier les demandes et orienter les usagers vers les interlocuteurs compétents

• Urbanisme

–   Accueillir et renseigner les usagers sur les démarches d'urbanisme (information de premier niveau)

–   Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi administratif des demandes d'autorisations d'urbanisme

–   Préparer les dossiers et assurer leur transmission aux services compétents de la Communauté d’agglomération Gaillac Graulhet

• État civil

–   Établir les actes d'état civil conformément à la réglementation

–   Délivrer les copies et extraits d'actes

–   Tenir et mettre à jour les registres d'état civil

–   Assurer les formalités administratives liées à l'état civil

• Gestion administrative

–   Assurer la gestion du courrier entrant et sortant

–   Rédiger les courriers, notes et documents administratifs

–   Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire

–   Organiser et assurer le suivi administratif des dossiers

–   Apporter un appui administratif au Maire et aux élus

• Élections

–   Assurer la gestion des listes électorales

–   Participer à l'organisation matérielle et administrative des scrutins

–   Préparer les opérations électorales et contribuer au bon déroulement des bureaux de vote

–   Assurer le suivi administratif des opérations post-électorales

• Archives

–   Organiser, classer et conserver les archives papier et numériques

–   Appliquer les règles de gestion et de conservation des documents

–   Formation de niveau Bac minimum.

–   Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement administratif.

–   Connaissance appréciée de la réglementation relative à l’état civil, à l’urbanisme et aux élections.

–   Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, messagerie électronique) ainsi que des logiciels métiers, notamment Berger Levrault.

–   Respect des obligations liées à la discrétion professionnelle, au secret professionnel et au devoir de réserve.

–   Rigueur, sens de l’organisation et méthode dans la gestion des missions confiées.

–   Capacité à planifier son activité, à hiérarchiser les priorités et à respecter les délais.

–   Aisance relationnelle, sens de l’écoute, patience et diplomatie dans l’accueil et les échanges avec les usagers et les partenaires.

–   Autonomie, esprit d’initiative et aptitude au travail en équipe.

–   Disponibilité, adaptabilité et réactivité face aux contraintes du service public.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

–   Cadre d’emplois : Adjoints administratifs territoriaux.

–   Date de prise de poste : 1er octobre 2026.

–   Temps de travail : 23 heures hebdomadaires, avec une évolution possible vers un temps complet de 35 heures hebdomadaires courant 2027.

–   Rémunération : Rémunération statutaire correspondant à la grille indiciaire du cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux.

–   Candidature : Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser à l’attention de Monsieur Jonathan VIDAL, Maire de Montans.