Assistant administratif du pôle maîtrise d'œuvre (H/F)

SOLIHA Doubs, Côte d’Or & Territoire de Belfort, association adhérente au Mouvement SOLIHA, Solidaires pour l’Habitat, est une association spécialiste des questions liées à l'amélioration de l'habitat privé ancien.

Elle compte trois sites : le siège à Besançon et deux agences, à Montbéliard et à Quetigny. Au 1er octobre 2025, l’association emploie 80 salariés et porte 5 pôles opérationnels : Pôle « Propriétaires Occupants », Pôle « Propriétaires Bailleurs, Collectivités et Développement », Pôle « Maîtrise d’œuvre », Pôle « social » et Pôle « Agence Immobilière Sociale ». En lien avec les politiques publiques nationales, les professionnels interviennent auprès des collectivités locales, des copropriétés et des particuliers.

SOLIHA Doubs, Côte d’Or & Territoire de Belfort recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour le pôle Maîtrise d'Œuvre de son agence de Besançon.

L'assistant(e) administratif(ve) réalisera différentes missions :

Secrétariat du pôle Maîtrise d'Œuvre

• Gestion des tableaux de suivi de l’activité du pôle : contacts, affaires en cours, propositions d’honoraires, contrats, métrés et chantiers réceptionnés

• Rédaction des propositions d’honoraires et des contrats de maîtrise d’œuvre

• Interface entre le pôle et le service comptabilité de l’association : transmission des propositions et des contrats signés

• Rédaction de courrier

• Rédaction des comptes-rendus des réunions de pôle

 
Gestion des appels d’offres de travaux pour les marchés privés

• Avant le lancement des consultations, mise au point avec le technicien sur :

  • Les rubriques de l’avis d’appel d’offres : durée des travaux, date de début des travaux et date de remise des offres

  • Les entreprises à consulter

  • Les documents du dossier de consultation : devis quantitatifs, plans, cadre mémoire technique (selon les critères demandés) et planning

• Préparation du dossier de consultation : centralisation de toutes les pièces nécessaires et rédaction de l’avis d’appel d’offres, du cadre mémoire technique et du planning

• Consultation des entreprises : rédaction des courriers de consultation, reprographie et envoi des dossiers

• Au terme de la consultation, rédaction et envoi des courriers d’information aux entreprises retenues et à celles non retenues

• Suivi administratif des dossiers de maîtrise d’œuvre privée : établissement des marchés de travaux, rédaction des procès-verbaux de réception et envoi des factures et des courriers divers

Gestion des appels d’offres de travaux pour les marchés publics

• Rappel des obligations de mise en concurrence au représentant de la collectivité locale

• Mise au point de la procédure adaptée avec le maître d’ouvrage : modalités de publicité, définition des critères de sélection des offres, pondération et dématérialisation

• Mise au point de la procédure avec le technicien

• Elaboration des pièces écrites du dossier de consultation (règlement de consultation, acte d’engagement, CCAP, cadre mémoire technique et planning)

• Lancement de la procédure adaptée : rédaction de l’avis d’appel public à la concurrence et envoi à la presse pour publication

• Réalisation de la dématérialisation des documents (téléchargement de l’ensemble des pièces du dossier de consultation sur la plateforme de dématérialisation de sorte que le DCE soit mis en ligne et que les offres soient gérées de manière électronique)

• Analyse des offres suivant les critères de pondération préalablement définis en collaboration avec l’économiste de la construction

• Préparation des documents et participation à la réunion d’ouverture des plis

• Présentation de l’analyse aux élus (ou aux chargés d’affaires) pour qu’ils choisissent les entreprises

• Au moment de l’achèvement de la procédure, rédaction du modèle de délibération pour l’attribution des marchés

• Rédaction et envoi des courriers d’information aux entreprises retenues et à celles non retenues

• Préparation des pièces de marché pour signature par le maître d’ouvrage

• Réalisation de la copie des pièces de marché signées et transmission de celles-ci aux entreprises, puis dématérialisation des pièces signées pour les trésoreries

• Réalisation de points avec le chargé d’études sur les autorisations de commencement de travaux

• Etablissement et suivi des ordres de service

• Etablissement des fiches de recensement

• Rédaction et suivi des avenants aux marchés (travaux supplémentaires)

• Etablissement des procès-verbaux de réception des travaux

• Envoi de courriers et de factures

a.     Formation 

• Niveau 5 (Bac + 2) en gestion administrative

• Permis B exigé

 
b.     Expériences 

• Maîtrise indispensable des logiciels bureautiques (Excel, Word, Outlook)

 
c.      Compétences et qualités requises

• Posture professionnelle et distance adaptée à l'égard des clients, des partenaires, de la direction de l’association et de ses autres salariés

• Autonomie

• Sens de l'organisation

• Rigueur et méthode

• Sens du contact, écoute active et aisance orale

• Capacités rédactionnelles

• Capacité à travailler en équipe

• Capacité d’assimilation de procédures administratives et de règles de financement variées

• Esprit d’initiative et de synthèse

• Dynamisme et motivation