assistant administratif et financier (F/H)

Sur le campus Vauban, elle regroupe 1700 étudiants. Elle offre 2 LAS qui permettent d’accéder à la filière médecine, sage-femme, pharmacie et kiné, la poursuite d’études en médecine et l’internat de médecine générale, la poursuite d’études en sage-femme, et 2 masters.

Sur le campus Humanicité, elle regroupe 600 étudiants. Elle offre la filière auxiliaire puéricultrice en apprentissage, la filière aide-soignante (2 rentrées/an), la filière infirmière (par voie classique, par voie professionnelle et en parcours spécifique aux aides-soignants), la filière puéricultrice et la filière cadre de santé.

L’accompagnement des étudiants (pédagogie active, vie étudiante, développement personnel et professionnalisation) et l’internationalisation s’inscrivent dans la mission plus large de l’Université de former des professionnels capables de s’adapter, d’innover et de devenir des citoyens acteurs et responsables.

L'Université Catholique de Lille, riche de ses 36 700 étudiants, est une université pluridisciplinaire avec cinq Facultés (Droit ; Lettres et Sciences Humaines ; Médecine, Maïeutique, Sciences de la Santé ; Gestion, Economie & Sciences ; Théologie), 20 Écoles et Instituts dont des écoles paramédicales, sociales, de cadres du tertiaire, un Groupe Hospitalier, et en tout, près de 50 équipes de recherche regroupant 650 enseignants chercheurs.

La Faculté de Médecine, Maïeutique, Sciences de la Santé recrute dans le cadre d’un remplacement, un Assistant Administratif et Financier (H/F) en Contrat à Durée déterminée. Ce poste est rattaché au Responsable Administratif et Financier.

Il est à pourvoir du 1er juin au 18 décembre 2026 avec une fermeture estivale du 24 juillet au 16 août 2026. 

Missions principales

Gestion administrative et financière des inscriptions

• Suivre le recrutement via Parcoursup et la plateforme « mon master »,

• Accueillir et informer les étudiants et leurs parents pour toute question relative à leur candidature, leur inscription ou problèmes financiers (téléphone, mail),

• Gérer les réinscriptions et le suivi administratif individuel des étudiants,

• Gérer la messagerie sur Agora pour apporter une efficience dans la qualité de services aux étudiants,

• Suivre les inscriptions en lien avec la responsable administratif et financier,

• Suivre les abandons et annulations,

• Gérer les dispositions financières particulières. 

Gestion administrative du personnel

• Être l’interface avec les prestataires d’enseignements dans le suivi des exigences réglementaires (devis, conventions, bons de commandes, attestations de vigilance…)

• Effectuer le suivi des notes de frais dans le respect des règles établies par la Faculté.

• Coordonner et assurer le suivi des activités de l’entité (tableaux de bord, etc.).

• Assurer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement administratif du service. 

• Suivre les dossiers des maîtres de stage universitaire et leurs paiements. 

Gestion des stages à l’étranger et stages étudiants internationaux entrants

En lien avec le responsable des relations internationales :

• Echanges (en anglais ou en français) par mail avec les partenaires sur l’organisation des stages.

• Gestion des conventions (édition, suivi signatures).

• Gestion des demandes de bourses (Mermoz, Erasmus+).

• Suivi général pendant et après le stage.

• Gérer les césures Parcoursup et  « mon Master ».

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.

• Maîtrise des techniques de secrétariat

• Maîtrise du pack office.

• Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et du service, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe et le respect de la confidentialité

• Maîtriser l’anglais niveau B2

Ce que nous proposons

• Rémunération : Entre 1900 et 2000 euros bruts
  Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre : 10 euros (avec prise en charge de l’employeur à hauteur de 60%)

• Mutuelle/Prévoyance

• Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d’abonnement) à hauteur de 75%

• Evénements fédérateurs