Assistant administratif et financier (F/H)

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation. www.univ-catholille.fr

En chiffres (en 2025)

• 5 Facultés

• 18  Écoles, Grandes Écoles et Instituts

• 43 000 étudiants

• 350 parcours de formation

• 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)

• 2 quartiers d’innovation sociale

• 15 chaires de recherche

• +580 universités partenaires à l’international

Contexte  

Dans le cadre d’une création de poste, la Direction et la prospective recrute un chargé de mission. Poste à temps complet à pourvoir en CDD le plus rapidement possible.  

Missions 

Votre temps de travail sera réparti entre les deux directions. 

Pour la Direction prospective :  

Au sein de l’équipe de la Direction de la Prospective, l’assistant  sera le référent pour le suivi administratif et organisationnel des activités de la Direction. 

Il travaillera en interaction étroite avec tous les membres de la direction et ses intervenants externes. Il sera l’interlocuteur pour les questions administratives et comptables en interne à l’Université. 

Missions : 

• Organisation logistique et administrative des réunions, séminaires, événements, missions de la Direction de la prospective 

• Planification des réunions : gestion des agendas et identification des créneaux avec les parties prenantes 

• Réservation des salles, repas, matériel… 

• Réservation de déplacements (transport et hébergement) 

• Suivi administratif des intervenants et prestataires 

• Transports et Hébergement 

• Suivi du paiement de leurs prestation 

• Lien avec les intervenants et prestataires, experts invités… 

• Suivi comptable 

• Transmission des factures à la comptabilité et suivi des mises en paiement 

• Suivi des dépenses de la Direction de la Prospective 

• Rédaction de comptes-rendus et synthèses des réunions de travail. 

• Participation aux réunions et aux séminaires de prospective pour saisie du CR. 

• Contribuer à la production de rapports sur l’activité de la Direction de la Prospective 

• Relecture et secrétariat de rédaction pour des notes, chapitres, ouvrages réalisés par la Direction de la prospective 

• Evolution possible : suivi comptable du futur événement ECOPOSS 

Pour la Direction Financements Européens et Institutionnels 

Au sein de l’équipe des financements européens et institutionnels, l’assistant travaillera en interaction étroite avec tous les membres de la direction, les entités de l’institut catholique de Lille et les services centraux. Une posture proactive et une capacité à être force de proposition sont attendues pour ce poste.  

Saisie et mise à jour des conventions de financement et pièces administratives et financières   

• Intégrer dans l’outil EUDONET (outil de gestion dédié à la gestion dédié aux financements), l’ensemble des conventions de financements signées, avenants et documents associés, les rapports financiers afin de constituer une vue globale et fiable des financements des composantes de l'ICL.  

• Veiller régulièrement à la complétude des informations liées aux projets de financement dans EUDONET, en s’assurant que toute convention active soit dans l'outil dédié.  

• Servir de relai principal avec le service comptabilité notamment pour faciliter l’identification des virements entrants. 

Appui au pilotage & gestion :   

• Collecter, structurer les données pour établir des tableaux de bord périodiques et analyser les écarts entre les prévisionnels et les dépenses réalisées  

• identifier les situations à risque (non-respect des échéances, dépenses non justifiées...) et alerter rapidement les parties prenantes pour prévenir toute perte de subvention.  

• contribuer à l’optimisation de l'outil gestion EUDONET (participation à des groupes de travail)   

• Gestion des demandes utilisateurs dans l'outil dédié : traitement des données, mise à jour du suivi des demandes...  

• contribuer à l’organisation du comité des engagements de projets de l'ICL (préparation des dossier, rédaction de compte-rendu, de relevé de décisions, organisation logistique...).  

Coordination et rédaction des documents, rapports   

• Collecter les données auprès des entités, parties prenantes concernées rédiger le bilan des actions menées.   

• Être force de proposition dans l’amélioration des rapports, documents attendus pour enrichir le contenu et la forme du rapport.  

• Renfort de l’équipe, appui au montage de dossiers : Collecter les éléments techniques et financiers nécessaires pour faciliter l'écriture de propositions de projet et respecter les échéanciers des appels à projets.  

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Diplôme de niveau Bac +2 au minimum : administration, gestion, Niveau B2 en anglais 

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion. 

• Connaissance des règles de facturation et de budget 

• Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook). 

• Connaissance d'un ou des logiciels du système informatique du service/entité souhaitée. 

• Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe. 

Ce que nous proposons : 

• Type de contrat : CDD

• Durée du contrat : 12 mois

• Rémunération : Entre 2076 et 2200 euros bruts mensuels

• Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre : 10 euros (avec prise en charge de l’employeur à hauteur de 60%) – Distribution de 190 tickets par an (pour un temps complet)

• Mutuelle/Prévoyance

• Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d’abonnement) à hauteur de 75%

• Divers bons cadeaux offerts par le CSE (sous réserve d’avoir les conditions d’ancienneté au moment de la distribution.)

• Evénements fédérateurs