Etablie sur 13 hectares, l’Abbaye Royale de Fontevraud est la plus vaste cité monastique héritée du Moyen-Âge. Au cœur du Val de Loire, patrimoine mondial de l’UNESCO, elle associe patrimoine, culture et art de vivre.
Située à quelques kilomètres de la Loire, proche de Saumur, Fontevraud est une étape incontournable du tourisme ligérien. 260 000 visiteurs ont été accueillis en 2023.
L’abbaye regroupe de multiples activités :
le monument ouvert à la visite
un hôtel de 54 chambres et un restaurant étoilé
un musée d’art moderne
L’ensemble est rythmé par une programmation associant l’histoire, la musique et la création contemporaine ainsi qu’une activité commerciale avec plus de 200 évènements privatifs par an.
150 collaborateurs de 63 métiers différents œuvrent collectivement dans le but d’atteindre ensemble un niveau d’excellence dans l’art de recevoir au sein de ce site d’exception.
L’Abbaye Royale de Fontevraud est engagée dans une démarche environnementale ambitieuse, labelisée par l’AFNOR, RSE Engagée depuis 2014 !
Dans ce cadre, nous recherchons actuellement un assistant administratif et juridique en contrat à durée indéterminé H/F
Sous la responsabilité du directeur délégué du groupement d’intérêt économique de Fontevraud, tu intègres une équipe dynamique, impliquée, bienveillante avec laquelle tu travailles en étroite collaboration.
\ TES MISSIONS
SECRETARIAT ET TACHES ADMINISTRATIVES :
o Accueillir, renseigner les collaborateurs de l’entreprise ainsi que les prestataires extérieurs
o Traiter les appels, renseigner, orienter vers le bon interlocuteur
o Traiter le courrier
§ Courriers sortants : affranchissement, dépôt à la poste
§ Courriers entrants : enregistrement, puis répartition entre les différents services
o Suivi de la flotte de véhicules internes (planning, remise de clé)
o Rédaction de courriers divers à la demande de la direction
o Gestion des fournitures de bureau (commande et suivi des stock)
SUPPORTS DU SERVICE JURIDIQUE
o Préparer les conseils d’administration, assemblées générales (ordinaires et extraordinaires) :
· envoyer les convocations et les documents obligatoires aux participants ;
· suivre l’atteinte du quorum et des pouvoirs transmis
· assister aux assemblées, rédiger les procès-verbaux et les faire signer aux personnes correspondantes
· assurer les formalités administratives associées : envoyer les documents aux services préfectoraux, déposer les formalités au Greffe et réaliser les démarches de publication dans les journaux d’annonces légales
Suivre et mettre à jour les registres de vie sociale
Suivre les formalités liées aux mandats des administrateurs
Organiser l’archivage des différents documents juridiques
Déplacements ponctuels sur Nantes pour certaines instances.
Suivre les différentes bases de données juridiques (suivi des adhérents, administrateurs…)
Support dans la rédaction de courriers juridiques et suivi de marchés publics (envoi des documents via profil d’acheteur, contrôle de légalité…)
APPUI SUR L’INTEGRATION ADMINISTRATIVE DES PRODUITS BOUTIQUE :
o Entrer en stock des produits de la boutique sur le logiciel SECUTIX
o Suivi des sorties gratuites
o Participation à la mise à jour des tarifs
CENTRALISATION DES FICHERS DE DIFFUSION :
o Assurer la mise à jour de fichier de diffusion
o Assurer l’envoi de newsletter
Issu(e) d’une formation Bac+2/3 assistant de gestion, PME/PMI, et disposant d’une première expérience réussie sur un poste similaire, tu maitrises parfaitement les outils de bureautiques et collaboratifs. Tu as d’excellentes capacités rédactionnelles et une orthographe irréprochable. Tu parles un anglais professionnel. Tu es discret, curieux, rigoureux, organisé, autonome, tu sais t’adapter aux imprévus, ce poste est fait pour toi !
Une connaissance en marché public et en comptabilité serait un plus !
\ CONTRAT ET REMUNERATION :
- Contrat de travail à durée indéterminée temps complet, 35h semaine
- Poste à pourvoir à compter du 15 mars 2024
- Rémunération en fonction du profil et de l’expérience
- Titre restaurant d’une valeur fasciale de 8.30€