Assistant administratif et référent accueil - H/F

Le Grand Annecy, collectivité dynamique de 215 000 habitants, 34 communes, 1250 agents, porte d’ambitieuses politiques publiques au service d’un territoire attractif aux multiples enjeux.

Au sein de la Direction des Ressources Humaines (DRH) du Grand Annecy, et plus précisément au sein du service emploi et compétences, l'accueil de la direction est rattaché à la responsable du secteur accueil, référente handicap.

En tant que référent accueil, vous aurez en charge la coordination des missions de l'accueil, composé de deux personnes, et vous serez le garant de la qualité du premier contact ainsi que l'interface directe avec les agents, les candidats et les services internes de la DRH. Vous aurez notamment pour missions de :

• Accueillir, informer et orienter le public (agents, candidats, usagers) vers les interlocuteurs compétents.

• Gérer le standard téléphonique et assurer la transmission des appels et des messages.

• Réceptionner, trier et orienter le courrier et les documents entrants.

• Apporter un appui administratif au service Emploi-Compétences (recrutements, stages, formations).

• Gérer les procédures de prise en charge des frais liés aux déplacements des agents.

• Participer à l’amélioration continue de l’accueil et à l’harmonisation des pratiques administratives.

• Expérience en accueil du public ou en secrétariat administratif

• Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’une collectivité territoriale (appréciée)

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et idéalement des logiciels RH (Berger-Levrault)

• Compétences en organisation : gestion des délais, classement, suivi des procédures

• Aptitude à travailler en équipe et en binôme, sens de la coopération

• Diplomatie, patience et capacité à gérer des situations d’accueil difficiles

• Esprit d’initiative, réactivité et adaptabilité

• Clarté dans l’expression orale. Capacités rédactionnelles (courriers, notes, mails)