Assistant administratif F/H

Acteur de l’Economie sociale et solidaire, SOLIHA, Solidaires pour l'Habitat, œuvre depuis plus de 80 ans pour que chacun puisse accéder ou se maintenir dans un logement abordable, économe en énergie et adapté.

Aujourd’hui, le Mouvement SOLIHA est présent partout en France hexagonale et Outre-mer. Il regroupe 135 associations, neutres et indépendantes agréées Service social d’intérêt générale par l’Etat.

Créée en 1952, SOLIHA Centre Val de Loire est une association loi 1901 prestataire de conseils et d’assistance en matière d’amélioration de l’habitat. Elle agit, aussi bien pour les propriétaires privés que l’Etat ou les collectivités locales, pour :

·         L’amélioration de l’habitat et du cadre de vie

·         L’accès et le maintien dans l’habitat des personnes vulnérables

·         Le développement des territoires

L’association est implantée dans 5 départements. Son siège social est à Tours. Elle réunit environ 200 salariés.

Prise de poste : dès que possible

a.     Positionnement du poste et contexte  
Dans un contexte de développement des missions du service avec la multiplicité des dispositifs d’accompagnement et les exigences liées au reporting aux financeurs ; le poste d’assistant.e vise à faciliter la mise en œuvre des missions sociales et fluidifier les relations de proximité  avec les ménages accompagnés et/ ou logés par l’établissement.

b.     Missions  

Appui administratif dans le déroulé des missions (avec l’ensemble du service composé d’une dizaine de personnes) :  

• Réception des commandes et orientations de toutes les nouvelles situations sociales par les financeurs : saisie et création de dossiers sur le logiciel métier dédié (Intrados) ;

• Préparation des instances en lien avec la coordinatrice : Commissions d’orientations, Cellules Appui Logement, etc.

• Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de document et courrier, saisie de données, rédaction de compte rendu ;

•   Aide à la mise en place d’outils de suivi d’activité : préparation et alimentation de tableaux de bord ;

• Appui à la production des bilans d’activité ;

• Tri, classement et archivage.

Accueil des ménages logés et accompagnés par SOLIHA :

• Accueil téléphonique et/ou physique des ménages logés ou accompagnés par SOLIHA : qualification de la demande avant transmission vers la gestion locative, vers un travailleur social ou vers le technicien en bâtiment ;

• Encaissement des loyers et réception de pièces administratives en relais des membres de l’équipe (dont les travailleurs sociaux).

 Appui au fonctionnement de l’établissement :

• Relais sur la gestion du standard : Réception et gestion des appels, prise des messages ;

• Gestion du courrier et des navettes (enregistrement courrier arrivée et départ, transmission) ;

• Gestion des fournitures de l’établissement (bureau/hygiène/courses) : achat et suivi des stocks ;

• Gestion des relations avec les prestataires (téléphonie, matériel bureautique, ménage, énergie…).

 Compétence spécifique

Savoir gérer un outil de gestion de base de données et d’activités en interface avec la direction et les services

a.     Formation 

• Minimum Bac + 2  BTS Accueil Secrétariat ; BTS SP3S apprécié ;

b.     Expériences 

• Expérience requise

 
c.      Compétences et qualités requises

• Dynamisme, motivation et curiosité pour le projet associatif de SOLIHA,

• Maîtrise parfaite des outils bureautiques et numériques : aisance dans l’apprentissage des logiciels métier,

• Rigueur et organisation : capacité à gérer les saisies administratives, exploitation de tableaux de bord,

• Qualités relationnelles : accueil tout public, sens de l’écoute, attitude positive,

• Capacités d’adaptation et de polyvalence, de priorisation

• Discrétion et sens de la confidentialité

• Veiller au respect des procédures internes

• Rendre compte et alerter