Assistant administratif (F/H)

L’Association Vosgienne pour la Sauvegarde de l’Enfance, de l’Adolescence et des Adultes (AVSEA) œuvre depuis plus de 70 ans pour l’inclusion, la dignité et l’autonomie des personnes en situation de handicap ou de fragilité. Présente sur l’ensemble du département des Vosges, l’AVSEA regroupe 32 établissements et services et emploie près de 500 collaborateurs engagés.

Humanisme, solidarité, respect, innovation : ces valeurs guident au quotidien nos actions auprès des enfants, adolescents et adultes que nous accompagnons.

Le Dispositif Adultes et Handicap de l’AVSEA accompagne les personnes en situation de handicap dans leur parcours professionnel, leur habitat et leur vie sociale, afin de favoriser leur inclusion et leur autonomie. Il s’organise autour de trois secteurs : le Travail Protégé, le Parcours d’Emploi et l’Habitat et Vie Sociale. Il mutualise les compétences et les moyens pour proposer un accompagnement coordonné, adapté aux besoins de chacun et favorisant l’accès au milieu ordinaire.

MISSIONS PRINCIPALES :

• Gestion administrative du Dispositif :

  • Assurer un appui administratif auprès des Directeurs de mission, des Cadres coordinateurs et des Chefs de service sur les différents sites

  • Rédiger et mettre en forme les documents administratifs

  • Assurer la gestion du courrier entrant et sortant en l’absence du Secrétaire médico-social de l’ESAT

  • Réaliser diverses tâches de secrétariat

  • Assurer le tri, le classement et l’archivage des dossiers et documents

  • Collecter, mettre à jour et assurer le suivi des données statistiques et des enquêtes du Dispositif

  • Assurer la gestion administrative des archives et du parc de véhicules du Dispositif

• Gestion administrative des personnes accompagnées :

  • Participer à la gestion administrative des admissions et des sorties des personnes accompagnées par l’ESAT, en cas d’absence prolongée du Secrétaire médico-social

  • Contribuer à la gestion des éléments variables de paie et à la mise à jour des plannings de travail, en cas d’absence prolongée du Secrétaire médico-social

  • Assurer le suivi administratif des absences (maladie, accident du travail, mi-temps thérapeutique), en cas d’absence prolongée du Secrétaire médico-social

  • Assurer le suivi administratif du Conseil de la Vie Sociale (CVS) et de l’instance mixte

  • Assurer le rôle de référent du logiciel ViaTrajectoire

  • Participer à la gestion des repas et des transports des personnes accompagnées

  • Contribuer au suivi administratif des formations professionnelles

• Accueil physique et téléphonique :

  • Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs internes et externes : personnes accompagnées, familles, partenaires et visiteurs

  • Assurer un accueil de qualité et faciliter la transmission des informations aux interlocuteurs concernés

• Organisation logistique et matérielle :

  • Participer à l’organisation des réunions, rencontres et événements du Dispositif

  • Assurer la gestion des réservations de salles au sein de l’ESAT de la Bazaine

  • Veiller à la disponibilité des fournitures et des consommables et assurer le suivi des stocks

• Compétences et aptitudes requises :

  • Connaissances en droit du travail, législation sociale et valeurs associatives

  • Maîtrise des outils bureautiques, des logiciels métiers et des techniques de gestion administrative

  • Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles

  • Capacité à travailler en équipe, à rendre compte et à s’adapter à des missions variées

  • Rigueur, autonomie, réactivité, discrétion et confidentialité

  • Sens de la qualité de service et adhésion aux valeurs associatives

• Expérience professionnelle : Une expérience dans le domaine du secrétariat ou de la gestion administrative serait appréciée, idéalement dans le secteur médico-social ou associatif

• Formation : Une formation en secrétariat, assistanat administratif ou gestion administrative est souhaitée