Assistant administratif (F/H)

L’Association Vosgienne pour la Sauvegarde de l’Enfance, de l’Adolescence et des Adultes (AVSEA) œuvre depuis plus de 70 ans pour l’inclusion, la dignité et l’autonomie des personnes en situation de handicap ou de fragilité. Présente sur l’ensemble du département des Vosges, l’AVSEA regroupe 32 établissements et services et emploie près de 500 collaborateurs engagés.

Humanisme, solidarité, respect, innovation : ces valeurs guident au quotidien nos actions auprès des enfants, adolescents et adultes que nous accompagnons.

Dans le cadre de sa mission de protection de l'enfance et de prévention de la délinquance, le Dispositif Cèdre accueille un public d’enfants et d’adolescent(e)s de 6 à 18 ans et des jeunes majeurs. Son offre de service inclut de l'hébergement diversifié notamment en Maison d’Enfants à Caractère Social (MECS), des activités de jour et de l'accompagnement en milieu ouvert renforcé, sur le territoire vosgien.

Dans le cadre d’un départ en retraite, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer la continuité et le bon fonctionnement de nos missions.

LES MISSIONS :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique :

  • Renseigner et/ou orienter les salariés ainsi que toute personne extérieure à l’AVSEA, les personnes accompagnées et leur famille, etc. dans la stricte confidentialité

• Réaliser des tâches de secrétariat en lien hiérarchique avec la direction et en lien fonctionnel avec les cadres intermédiaires et fonctions supports :

  • Rédiger des documents

  • Trier, classer et archiver des dossiers

  • Transmettre les candidatures reçues

  • Déclarer, gérer les sinistres et en rendre compte

• Réaliser la gestion administrative du dossier de la personne accompagnée :

  • Créer et tenir à jour le dossier de la personne accompagnée

  • Vérifier la conformité du dossier de la personne accompagnée

  • Assurer un suivi du dossier et relancer si nécessaire

• Traiter le courrier :

  • Gérer le courrier entrant et sortant selon la procédure applicable

  • Informer et transmettre les informations aux personnes concernées

• Assurer la logistique organisationnelle et matérielle des salles de réunion :

  • Renseigner le planning d'occupation des salles de réunion selon les demandes et priorités, et l'afficher

  • Préparer l’accueil et le matériel nécessaire à la réunion

• Réaliser les tâches complémentaires suivantes :

  • Mettre à jour les tableaux d’activité

  • Préparer les devis, assurer la facturation et établir les états hebdomadaires du restaurant d’application

  • Créer les dossiers et assurer le suivi administratif des appartements extérieurs

• Compétences requises :

  • Bonne maîtrise de l’outil informatique

  • Savoir rendre compte

  • Savoir rédiger avec aisance

  • Savoir travailler seul et en équipe

  • Savoir appliquer et respecter les procédures

• Aptitudes nécessaires :

  • Savoir-être discret et confidentiel

  • Savoir-être réactif

  • Savoir-être autonome

  • Savoir-être rigoureux

  • Savoir-être polyvalent

• Diplôme et formation : Diplôme de Niveau 4 dans le domaine du secrétariat et/ou de l’administratif