Assistant Administratif Formation F/H

Sainte-Marie Lyon est une école catholique privée sous contrat fondée en 1893.
L’établissement compte aujourd’hui plus de 5 000 élèves, allant de la maternelle au Bac+3, répartis entre cinq sites : trois situés dans le 5e arrondissement de Lyon, un sur la commune de La Verpillière en Isère et un à Meyzieu.

MADE iN est le pôle interdisciplinaire d’enseignement supérieur de Sainte-Marie Lyon. Cette année, MADE iN accueille plus de 400 étudiants dans ses BTS, Bachelors et prépa Art, en partenariat avec des institutions françaises, britannique et canadienne. 

L'Assistant(e) Administratif(ve) Formation contribue au bon fonctionnement quotidien de la vie scolaire de l’établissement en lien avec l’ensemble des acteurs de la communauté éducative : étudiants, enseignants, responsables de formation, services support,... et des partenaires à l'International. Il ou elle assure un accompagnement éducatif de qualité pour les étudiants.

Les missions sont variées et il ou elle intervient dans plusieurs domaines :

• Gestion de la relation administrative avec les partenaires internationaux :

Relations avec les partenaires internationaux sur les aspects administratifs (suivi des échanges, saisie des notes et dossiers, élaboration des calendriers, etc...).
Gestion de l'inscription administrative chez le partenaire et reprise de cours universités partenaires.
Accompagnement des étudiants sur la préparation administrative du départ à l'étranger et lien avec partenaires.

• Organise la gestion administrative courante des étudiants tout au long de l’année (statut administratif, sécurité sociale étudiante, départ en cours de formation, informations sur les dispositifs d’aide sociale…).

• Soutien pour le ou la Responsable de Formation (préparation rentrée, documents pour administrations, préparation de support, etc...).

• Assure le suivi hebdomadaire des absences/retards en lien avec les responsables de formation et veille à la bonne application du règlement intérieur.

• Supervise le bon déroulement des examens, organise le planning. Informe les surveillants des modalités pratiques et disciplinaires relatives aux examens.

• Pilotage du process des bulletin de notes : collecte auprès des enseignants, synthèse pour les responsables de formation et édition des bulletins semestriels pour chaque promotion, en tenant compte de l’organisation pédagogique de chaque formation.

• Assure un suivi quotidien de la cohérence des emplois du temps et modification en accord avec les responsables de formation, organise la mise en place des événements inter-promotions.

La rémunération du poste est de 26 à 30 k€ brut annuel (suivant l'expérience et la formation).

Idéalement, le ou la candidat(e) disposera :

• d'un Bac +2 minimum (ou d'une belle expérience sur ce type de poste).

• d'une première expérience dans l’administratif et/ou l’éducatif en établissement d’enseignement supérieur.

• d'une bonne maitrise des outils informatiques (suite Office, un logiciel métier du domaine éducatif, etc..). Un bon niveau Excel est demandé (tableaux croisés dynamiques, recherchev, etc...).

• d'un niveau d'Anglais professionnel.

• d'une bonne culture générale et d'un intérêt pour le secteur culturel et la création numérique.

La maîtrise d'un ou plusieurs de ces logiciels serait un vrai plus : Moodle, InDesign, Charlemagne et école directe.

Ce poste nécessite certaines qualités pour s'y épanouir :

• Bonne gestion des priorités.

• Rigueur dans le suivi de ses tâches et des échéances.

• Aimer le travail en équipe.

• Aimer avoir un poste polyvalent avec des taches variées.

• Aimer le contact avec le public (étudiant principalement).