Assistant administratif H/F à temps partiel

IPC, fondée en 1998, appartient au groupe indépendant Gengis. 

IPC est un Bureau d’Etudes et de Conseil spécialisé en Ingénierie des structures et en pathologie de la construction pour les secteurs du Bâtiment, du Génie Civil et de l’Industrie. 

La société IPC intervient sur tout type d’ouvrage allant du bâtiment (individuel, collectif, industriel, de bureaux etc…), au génie civil (construction et ouvrages d’art, …) ou encore sur les ouvrages enterrés (émissaires, réseaux etc…).

Dans le cadre de sa croissance, IPC est à la recherche d'un(e) Assistant(e) Administratif(ve) à temps partiel pour son agence de Bordeaux.

Sous la responsabilité du Directeur Général, vous intégrez une équipe de 7 personnes. Vous gérez également l'agence d'Aix en Provence constituée de 2 personnes. Votre mission consiste à faciliter le quotidien de l'équipe technique dans la réalisation des tâches administratives. Vous êtes le binôme d'une autre assistante qui gère l'agence de Palaiseau (siège). Vous vous relayez pendant vos absences ou en cas de surcharge sur l'une des agences.

Vos missions incluront notamment :

Accueil :

• Gestion des courriers et courriels génériques entrants/sortants,

• Tenue du standard téléphonique,

Gestion courante :

• Gestion des approvisionnements de l'agence liés ou non à des contrats fournisseurs (photocopieur, extincteur, ménage, contrôle électrique, fournitures de bureau, location du box, …),

• Gestion du parc véhicule,

• Gestion du petit matériel technique (inventaire, entretien, cout d’achat, fournisseur),

• Planification des réunions techniques et administratives internes à IPC,

• Mise à jour des documents administratifs, sociaux et fiscaux,

• Classement et l’archivage des affaires et des offres pour la société,

• Mise à jour des références commerciales,

Assistance commerciale :

• Réalisation de la veille commerciale pour les appels d’offre,

• Préparation et envoi des dossiers de candidature en réponse aux appels d’offre,

• Préparation et envoi des factures client,

• Assistance auprès de l’équipe technique dans le recouvrement des factures en relation avec notre comptabilité,

• Suivi administratif des sinistres en relation avec l’équipe technique et notre assureur,

Avantages du poste :

• Intégrer une équipe jeune, dynamique et en pleine expansion,

• Participer activement au projet d'entreprise et à des projets variés et innovants.

Vous êtes autodidacte et/ou titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat, vous êtes à l’aise avec l’orthographe et le pack office (word, power point, excel). Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation, votre curiosité, votre sens du service et votre dynamisme. Enfin, vous possédez une bonne autonomie et de grandes qualités relationnelles.