Assistant Administratif (H/F) - CDD

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation. www.univ-catholille.fr

En chiffres (en 2025)

• 5 Facultés

• 18  Écoles, Grandes Écoles et Instituts

• 43 000 étudiants

• 350 parcours de formation

• 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)

• 2 quartiers d’innovation sociale

• 15 chaires de recherche

• +580 universités partenaires à l’international

Contexte

L’envie de relever des défis et le sens du relationnel vous animent au quotidien. Esprit d’initiative, réactivité et sens du service sont des valeurs qui vous parlent. Vous êtes force de proposition et travaillez en toute autonomie. Rejoignez une faculté renommée et son équipe.

Vous avez envie d’évoluer dans un domaine passionnant et nous faire grandir par votre expérience, n’hésitez plus, tentez votre chance !

Missions

Dans le cadre d'un remplacement, nous recrutons pour la Faculté de Droit, campus d’Issy-les-Moulineaux, un(e) assistant(e) administratif(ve) en CDD de 7 mois à temps plein, poste à pourvoir à partir d’avril. 

Votre quotidien en tant qu'Assistant(e) Administratif(ve) : vous êtes l'interlocuteur principal des étudiants et les accompagnez tout au long de leur parcours de formation.

Vous cherchez un métier de contact, où vos journées ne se ressemblent pas, nous avons le poste idéal pour vous !!!

Vos missions seront les suivantes :

Accueil et interface avec l’extérieur

•  Accueillir, renseigner et orienter des personnes (étudiants, enseignants, etc.).

• Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées. Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d’un enseignant, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.

• Recevoir les étudiants et les enseignants pour toutes questions relatives à leurs études (choix d’option, groupes de TD, problème particulier, etc.) et missions, avec le souci de répondre aux mieux à leurs questions et de les aider à résoudre les problèmes. Recevoir le cas échéant les parents avec la même préoccupation. 

Gestion administrative

• Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes-rendus, tableau, planning, etc.) ; les afficher aux endroits prévus à cet effet, les transmettre par mail.

• Réceptionner, trier, transmettre/envoyer de la documentation, des mails, courriers, etc. ; notamment, réceptionner les copies corrigées et les notes, saisir et traiter les informations.

• Gérer au quotidien la saisie des notes dans notre logiciel interne (Agora)

Organisation logistique

•  Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.

• Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles dans un souci d’optimisation de l’occupation des locaux, en lien avec la personne chargée de la réservation des salles ;

• Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants (réunion parents-professeurs, réunion des enseignants, réunion de consultation de copie, etc.) ;

• Gérer les stocks de consommables nécessaires pour la gestion de son activité

• Assurer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement logistique de son activité.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Formation supérieure de niveau bac+2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente.

• Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.

• Maîtrise des techniques de secrétariat.

• Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Anglais niveau B2 minimum

• Connaissance d'un ou des logiciels du système informatique du service/entité souhaitée.

• Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe.

Rémunération prévue : Entre 1970€ et 2060€ brut mensuels