Assistant administratif

ESPOL : une école d’excellence pour penser le monde de demain

Au cœur d’un environnement multiculturel et stimulant, nos étudiants bénéficient d’une pédagogie innovante et d’un corps professoral de renom et international, reconnu pour son expertise dans les domaines clés de la science politique.

Une vocation internationale au cœur du projet pédagogique

Tournée vers l’international, ESPOL encourage la mobilité de ses étudiants et propose un large éventail de partenariats avec des universités prestigieuses du monde entier. La maîtrise de plusieurs langues vivantes est de plus au cœur de nos formations. Cela, pour ouvrir les portes de carrières internationales à nos étudiants et pour leur permettre de savoir évoluer facilement dans un monde globalisé.

ESPOL est plus qu’une simple école. C’est une communauté vibrante où se côtoient des étudiants et des enseignants venus des quatre coins du globe. Cette richesse multiculturelle facilite l’échange d’idées, le débat constructif et la compréhension des enjeux internationaux.

Enseignement innovant, recherche et service à la société au cœur de l’apprentissage

ESPOL se distingue par son approche résolument innovante et engagée. L’école est articulée autour de trois axes fondamentaux.

• Un enseignement stimulant et original.

• Une recherche de pointe nourrissant l’expertise des enseignants-chercheurs.

• Un engagement concret au service de la société à travers des projets menés par ESPOL-Lab, son centre de recherche.

Un poste d’assistant administratif en CDD est ouvert à l’école européenne de sciences politiques et sociales, dans le cadre d’un surcroit d’activités. Temps plein, 4 mois. Prise de fonction : janvier 2025.

Missions

Accueil du public

·       Accueillir, renseigner et orienter des personnes (étudiants, candidats, fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants)

·       Informer les étudiants sur le suivi de leur situation à ESPOL, les accompagner dans leurs démarches

·       Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d’un enseignant, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié

·       Recevoir les étudiants et les enseignants pour toutes questions générales relatives à leurs études (absences, choix d’option, groupes de TD, problème particulier, etc.) et missions, avec le souci de répondre aux mieux à leurs questions et de les aider à résoudre les problèmes.

·       Orienter les étudiants et enseignants vers le bon interlocuteur, notamment en cas de cas particulier. 

Gestion administrative 

·       Assister les différents pôles administratifs d’ESPOL dans la gestion de certains documents (courriers d’admission, attestations, justificatifs d’absence, émargements, conventions/rapports de stage, diplômes, demande de tutorat, classement, archivages, etc.)

·       Aider à la gestion des copies, à la relecture des notes le cas échéant

·       Veiller à la bonne tenue des moyens pédagogiques et relayer les dysfonctionnements au service compétent.

·       Collaborer avec la responsable des études lors de l’organisation des examens, jurys et le contrôle continu : planification, édition des listes d’étudiants, réservation de salles et matériels, remise des copies, encodage des notes, etc.

·       Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants (réunion de consultation de copies, évaluation des enseignements etc.) :

·       Assurer un soutien à l’organisation d’évènements organisés au sein de l’entité (remises de diplômes, portes ouvertes etc.).

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

·       Diplôme de bac +2 minimum, dans le domaine de la gestion et de l’administration ou expérience professionnelle équivalente

·       Bonne pratique de la langue anglaise         

·       Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

·       Avoir le sens du relationnel et de la communication, être organisé et rigoureux, être disponible et avoir le sens du service, être force de proposition.

·       Adaptabilité, polyvalence, goût pour le travail d’équipe.