ASSISTANT ADMINISTRATIF POLE COMMUNICATION PRESSE ET PROMOTION (F/H)

Située à quelques kilomètres de la Loire, proche de Saumur, Fontevraud est une étape incontournable du tourisme ligérien. 250000 visiteurs ont été accueillis en 2025.

Fontevraud regroupe de multiples activités :

• Fontevraud l'abbaye Royale ouverte à la visite

• Fontevraud l'Ermitage : un hôtel 4 étoiles et 1 clé Michelin de 54 chambres et un restaurant étoilé (1 étoile et 1 étoile verte au guide Michelin pour sa cuisine durable)

• Fontevraud le musée d’Art moderne

L’ensemble est rythmé par une programmation associant l’histoire, la musique et la création contemporaine ainsi qu’une activité commerciale avec plus de 200 évènements privatifs par an.

150 collaborateurs de 63 métiers différents œuvrent collectivement dans le but d’atteindre ensemble un niveau d’excellence dans l’art de recevoir au sein de ce site d’exception.

Engagée dans une démarche environnementale, sociale et sociétale ambitieuse, Fontevraud est labelisée "Engagé RSE" par l’AFNOR depuis 2014 et au niveau "exemplaire" depuis 2024 !

Intégré au sein d’une équipe de 6 personnes, rattaché à la responsable du pôle Communication, Presse et Promotion, votre mission sera d'assister l'équipe dans les missions suivantes:

1)     Participer à la gestion administrative du service communication

•  Contribuer à la mise en place d’événements liés à la communication (salons, VP etc.) en assurant l’organisation matérielle et logistique.

• Gérer au niveau administratif les déplacements, réservations, fournitures et commandes diverses.

• Assurer le suivi des signatures et validations de contrats et conventions relatifs aux partenariats et/ou abonnements

• Réaliser les déclarations semestrielles ou annuelles obligatoires : CFC (veille presse), Citéo (déchets papier), ADAGP (droits sur les œuvres du Musée)

2)     Assurer un suivi rigoureux et régulier du budget du service communication

•  Suivre les marchés publics en relation avec le service juridique (transmission des dossiers, réception des candidatures, veille sur les délais, organisation des soutenances, compte-rendus des soutenances, mise en forme et transmission des rapports d’analyse.)

• Assurer le suivi du budget communication à l’aide du tableau de suivi annuel

• Rapprocher les devis et les factures dans zeendoc ; suivre les validations

• Pointer régulièrement les engagements et dépenses par rapport aux données comptables et financières ; vérifier les imputations

• Alerter le responsable communication en cas de dépassement

3)     Assurer le suivi de la photothèque

• Classement et archivage électronique des fonds documentaires/fichiers/photos et vidéos du service

4)     Assurer le suivi et l'alimentation de l’intranet, outil de communication interne

 Etre référent de l'outil, assurer sa mise à jour par les différents service tout en étant modérateur au besoin

Votre contribution sera essentielle pour faire de chaque visite à l'Abbaye Royale de Fontevraud une expérience inoubliable.

Qualités et compétences recherchées :

Vous disposez d'une première expérience en qualité d'assistant administratif idéalement au sein d'un service communication.

Vous avez une excellente maitrise d'office 365, vous disposez également de solide base en comptabilité.

Vous avez une appétence pour l'art et le patrimoine.

La maitrise de l'anglais serait un plus.

Par ailleurs, votre organisation, votre rigueur, votre réactivité et votre résistance au stress feront la différence.

CONTRAT ET RÉMUNÉRATION

• CDI temps partiel 17.5h semaine

• Rémunération : 1042€ brut mensuel

• Titre restaurant: 8.80€

• prime de fin d'année