Assistant administratif / Service Surveillances

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation. www.univ-catholille.fr

En chiffres (en 2025)

• 5 Facultés

• 18  Écoles, Grandes Écoles et Instituts

• 43 000 étudiants

• 350 parcours de formation

• 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)

• 2 quartiers d’innovation sociale

• 15 chaires de recherche

• +580 universités partenaires à l’international

Contexte

Dans le cadre d’un remplacement, un poste d’assistant administratif est ouvert au sein de la Direction des Moyens Généraux/Pôle Surveillance d’Examens. Poste à pourvoir en cdi à temps complet, le plus rapidement possible. 

Missions

Gestion administrative

• Préparation des examens.

• Réservation des salles (logiciel interne).

• Suivi de planification

• Accueillir les surveillants d’examens pour leur expliquer, leur transmettre et les informer des consignes à respecter pour le bon déroulement des examens.

• Suivi des réceptions de sujets, des listes d’étudiants.

Organisation logistique

• Préparation des sujets d’examens.

• Commande de copies d’examens, brouillons…

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Formation de niveau bac+2 minimum dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente

• Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente.

• Maîtrise du pack office.

• Titulaire du permis B (car déplacements sur d’autres sites).

• Port de charge (légère : sujets d’examens et copies)

• Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l’accueil et de l’écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l’esprit d’équipe.

Ce que nous proposons : 

• Type de contrat : CDI

• Rémunération : Entre 25 et 26 KE sur 13 mois

• Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre : 10 euros (avec prise en charge de l’employeur à hauteur de 60%)

• Mutuelle/Prévoyance

• Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d’abonnement) à hauteur de 75%

• Divers bons cadeaux offerts par le CSE (sous réserve d’avoir les conditions d’ancienneté au moment de la distribution.)

• Evénements fédérateurs