Assistant Administration Scolaire F/H

Sainte-Marie Lyon est une école catholique privée sous contrat fondée en 1893.
L’établissement compte aujourd’hui plus de 5 000 élèves, allant de la maternelle au Bac+3, répartis entre cinq sites : trois situés dans le 5e arrondissement de Lyon, un sur la commune de La Verpillière en Isère et un à Meyzieu.

L'Assistant(e) Administration Scolaire assure le suivi administratif des élèves en lien avec le service support de l'Association. Par extension, ce poste assure également les tâches administratives liées à la gestion des divisions.

Les missions sont variées et il ou elle intervient dans plusieurs domaines :

Gestion des inscriptions des élèves :

• Mise en place du process et pilotage en mode projet (suivi des Workflow, de la complétude des dossiers, des échéances, …).

• Gestion des inscriptions (prise en compte des avis des Préfets, gestion des relations avec les familles retenues, …)

• Gestion des renouvellements d’inscriptions

• Création du dossier élève électronique individuel par élève et complément.

• Saisies diverses dans Charlemagne

• Lien avec la comptabilité et les familles.

• Édition des listes de classes, statistiques associées,...

Gestion des dossiers et de la base Élèves :

• Mise à jour des dossiers (et/ou fiches familles) au fur et à mesure de l’année.

• Affelnet

• Gestion des mouvements (départs, entrées, Exeat, envoi,...)

• Reporting via le tableau de suivi des mouvements.

• Remise des diplômes (tri, courrier, émargement, relance, renvoi rectorat, …)

• Vérification des bases.

• Gestion administrative élèves pour les voyages.

• Diverses tâches liées aux élèves : carte de cantines, déclaration accidents,...

Gestion des dossiers « Bourses » :

• Suivi des dossiers de demande de bourses (collège / lycée) en relation avec les parents.

• Relation avec les services de l’Académie pour le suivi des boursiers relevant de leur compétence.

Accueil téléphonique :

• Tenue du standard 30 mn par jour & remplacements ponctuels.

 
Au croisement de l'établissement, des parents d'élèves et du Rectorat, ce poste requiert une très bonne organisation et un suivi précis des dossiers.

La rémunération du poste est de 24 à 26 k€ brut annuel (suivant l'expérience et la formation).

Idéalement, le ou la candidat(e) disposera :

• d'un Bac +2 minimum (ou d'une belle expérience sur ce type de poste).

• d'une première expérience dans l’administratif et/ou l’éducatif en établissement d’enseignement.

• d'une bonne maitrise des outils informatiques (suite Office, un logiciel métier du domaine éducatif, etc..). Un bon niveau Excel est un vrai plus (tableaux croisés dynamiques,...).

La maîtrise d'un ou plusieurs de ces logiciels serait un vrai plus : Charlemagne et Ecole Directe.

Ce poste nécessite certaines qualités pour s'y épanouir :

• Bonne gestion des priorités.

• Rigueur dans le suivi de ses tâches et des échéances, avec une certaine pugnacité.

• Aimer avoir un poste polyvalent avec des taches variées.

• Aimer le contact avec le public (familles principalement).