Assistant, Assistante de Direction

Créée en 1909, l'ESSCA Ecole de Management est une Grande École postbac.

Elle propose différents cursus pour des métiers en marketing, commerce, finance, RH, digital et conseil. Membre de la Conférence des Grandes Écoles, elle délivre un diplôme Bac + 5 visé, grade de Master et propose également des programmes Bachelor, Mastères Spécialisés et Masters of Science.

Accréditée AACSB en 2014, EQUIS en 2016 et AMBA en 2017, l'ESSCA Ecole de Management est aussi la première école française après-bac à avoir obtenu en 2006 l'accréditation européenne EPAS pour l'excellence de son programme, son ouverture internationale et sa proximité avec les entreprises.

Implanté sur plusieurs sites d'enseignement en France et à l’étranger, le Groupe ESSCA propose un cursus international en lien avec un réseau de 279 universités partenaires dans 55 pays.
Le programme de formation Grande École est également accessible par la voie de la formation continue. L'École offre aussi un ensemble de formations conçues spécifiquement pour les dirigeants, les managers et les équipes opérationnelles. 

L'ESSCA EN BREF

• 10 sites d’études

• Un réseau d’universités partenaires dans 56 pays

• Près de 7 000 étudiants en formation initiale et continue

• plus de 450 collaborateurs

• Près de 170 professeurs permanents

• Plus de 520 maitres de conférence, chargés de cours et experts internationaux

• 2 500 entreprises partenaires

• 16 800 diplômés à travers le monde

Dans le cadre d’une mobilité en interne, l’ESSCA recherche un Assistant ou une Assistante de Direction. Sous la responsabilité du Directeur de campus, vous serez en charge d'accompagner la Direction du campus d'Aix-en-Provence pour faciliter la réalisation des opérations relevant du fonctionnement du campus.

3 axes s'articuleront pour cette mission :

1. Participer à la gestion administrative de la direction de campus :

   • Assurer des démarches administratives et logistiques de la vie du campus (gestion de tableaux de bord, constitution de dossiers d'accréditations et/ou relations institutionnelles, gestion des déplacements, participation à la réalisation d'exercice budgétaire, ...)

   • Assurer l’accueil téléphonique / physique et accompagner les utilisateurs (jurys, forums, séminaires, conférences, …)

2. Elaborer, optimiser et actualiser le planning de l'utilisation du site :

   • Participer à l'organisation d'événements étudiants, de réunions internes et d'événements externes (gestion des salles, récolte des devis et contrats de prestation, ...)

3. Garantir le déroulement des parcours d'enseignement et le suivi des étudiants dont vous aurez la charge :

   • Construire les emplois du temps ; effectuer les annulations et reports de cours et informer les parties prenantes

   • Coordonner les rentrées académiques => Back office, accueil, logistique, réservation des salles…

   • Organiser le suivi des évaluations, les examens, les soutenances et aider à la préparation des jurys

   • Garantir le bon déroulement de la scolarité : accueil et suivi des étudiants et des intervenants extérieurs (relations contractuelles, notes, ...)
     

Titulaire d’une formation Bac+3 minimum à dominante administrative, vous possédez une expérience solide dans l’assistanat de Direction. Idéalement, vous avez déjà évolué au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.

La maîtrise de l'anglais est indispensable pour vous permettre d'interagir efficacement avec un public international. De plus, vous démontrez une excellente compétence dans l'utilisation d'une variété d'outils informatiques (Pack Office et ERP).

Votre sens du relationnel, votre diplomatie, votre esprit d'équipe et votre sens du service sont des qualités qui vous permettront de vous adapter avec aisance à une variété d'interlocuteurs.

Vous appréciez travailler en mode projet et vous êtes reconnu pour votre capacité à proposer des solutions et votre proactivité. La gestion des priorités, la rigueur, et l'adaptabilité à toutes les situations font partie de vos atouts.

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, n'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes impatients de vous rencontrer !

Caractéristiques du poste :

• Type de contrat : Contrat à Durée Indéterminée - CDI

• Temps de travail : temps plein - 1591h/an

• Statut : TAM

• Rémunération : selon profil

• Eléments périphériques : 7 semaines de congés payés pour 1 année travaillée - RTT – couverture santé et prévoyance – Titres restaurant – Accord intéressement - possibilité de télétravail

Poste à pourvoir dès que possible

L’ESSCA est engagée en faveur de la diversité, de la non-discrimination et de l’égalité des chances. Nos postes sont accessibles aux personnes en situation de handicap.