Assistant de direction et de gestion des assemblées

Situé au Sud-ouest des Landes, à 20 de kilomètres du littoral aquitain, 40 kilomètres de Bayonne et 140 kilomètres de Bordeaux, le Grand Dax bénéficie d’une situation géographique exceptionnelle. Attaché à ses racines, à son patrimoine et ses richesses naturelles, le Grand Dax est un territoire innovant et en pleine transformation.

Le Grand Dax recrute par voie statutaire (mutation, liste d’aptitude, détachement) ou, à défaut, par voie contractuelle, un Assistant de direction et de gestion des assemblées (h/f) rattaché à la Direction générale des services.

Au sein de la Direction générale, vous assurez un rôle central d’appui administratif, organisationnel et de coordination auprès du Directeur général des services. Vous contribuez à la sécurisation des actes administratifs et au bon fonctionnement des instances communautaires.

Par votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre capacité d’adaptation, vous participez activement à la fluidité du fonctionnement institutionnel de la collectivité. Vous intervenez également en binôme et en soutien du secrétariat du cabinet afin d’assurer la continuité de service et une coordination efficace entre la Direction générale et le cabinet.

Missions principales

Gestion des assemblées et des actes administratifs

Vous assurez l’organisation administrative et le suivi des instances communautaires ainsi que la gestion des actes de la collectivité :

• Organiser les séances des assemblées communautaires (Conseil communautaire, Bureau communautaire, Conférence des maires) en lien avec le DGS, le cabinet et les directions

• Préparer les ordres du jour et assurer la coordination des dossiers soumis aux instances

• Assurer l’organisation matérielle des séances : convocations, préparation des dossiers, réservation des salles et du matériel, installation et suivi des réunions

• Rédiger, traiter et assurer le suivi administratif des délibérations, décisions et arrêtés

• Gérer la télétransmission des actes au contrôle de légalité via le logiciel ACTES

• Assurer la publicité, l’affichage, la diffusion et l’archivage des actes administratifs

• Participer au suivi des comptes rendus et procès-verbaux

• Garantir la sécurisation administrative et le respect des délais réglementaires

Assistance de direction générale

Vous accompagnez le Directeur général des services dans l’organisation quotidienne de son activité : 

• Gérer l’agenda, les rendez-vous et les priorités

• Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Direction générale

• Préparer les dossiers et supports nécessaires aux réunions

• Assurer la mise en forme, le suivi et la diffusion des courriers, notes et documents

• Suivre les parapheurs et contrôler les circuits de validation

• Assurer la gestion et le suivi du courrier via les outils métiers de la collectivité

 Appui au secrétariat du cabinet 

Dans une logique de continuité de service et de travail en transversalité, vous intervenez en binôme et en renfort du secrétariat du cabinet :

• Assurer ponctuellement l’accueil et le traitement des sollicitations du cabinet

• Participer au suivi administratif et organisationnel des activités du cabinet

• Contribuer à la coordination des informations entre le cabinet, la Direction générale et les services

• Apporter un soutien administratif lors d’évènements institutionnels ou réunions spécifiques

De formation dans le domaine administratif, juridique ou du secrétariat de direction, vous justifiez idéalement d’une expérience significative sur un poste similaire au sein d’une collectivité territoriale ou d’un autre environnement institutionnel.

Le poste requiert une maîtrise du fonctionnement administratif des collectivités territoriales ainsi qu’une très bonne connaissance des procédures liées aux assemblées délibérantes et à la gestion des actes administratifs. Vous maîtrisez les règles de préparation, de sécurisation et de suivi des délibérations, décisions et arrêtés, ainsi que les procédures de contrôle de légalité, de publicité et d’archivage des actes.

Vous disposez de compétences confirmées en assistance de direction, avec une capacité à gérer des dossiers sensibles, à organiser et prioriser l’activité dans un environnement nécessitant réactivité, discrétion et fiabilité. Une excellente maîtrise des outils bureautiques, des logiciels métiers et des outils dématérialisés est attendue.

Doté(e) de qualités relationnelles et rédactionnelles, vous êtes en capacité de produire, relire et sécuriser différents types de documents administratifs et institutionnels avec rigueur et précision.

Votre capacité à comprendre rapidement les enjeux, à assurer un suivi transversal des dossiers et à travailler en interface avec des interlocuteurs variés constitue un atout essentiel.

Compte tenu du positionnement stratégique du poste auprès de la Direction générale et du cabinet, une posture professionnelle irréprochable, un grand sens de la confidentialité et une forte fiabilité dans le traitement des informations sont indispensables.

Les entretiens se dérouleront le lundi 20 juillet 2026