Assistant de Direction (F/H)

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation. www.univ-catholille.fr

En chiffres (en 2025)

• 5 Facultés

• 18  Écoles, Grandes Écoles et Instituts

• 43 000 étudiants

• 350 parcours de formation

• 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)

• 2 quartiers d’innovation sociale

• 15 chaires de recherche

• +580 universités partenaires à l’international

Contexte

ESSLIL, école des sciences de la société de l’Université Catholique de Lille, recrute un(e) assistant(e) de direction en CDI temps plein, à pourvoir dès septembre 2026. 

Mission principale

Sous l’autorité du Secrétariat général et en lien étroit avec les membres du ComEx, l’assistant(e) de direction assure un appui administratif, organisationnel et logistique au fonctionnement de l’école. Il/elle contribue au bon fonctionnement des instances de direction, au suivi des dossiers administratifs transversaux, à la préparation des réunions et événements, et intervient plus particulièrement sur le suivi administratif et logistique de la filière Travail Social et notamment du DEASS, ainsi que sur le suivi des mobilités étudiantes. 

Activités principales

1.    Appui administratif au ComEx

• Assurer un appui administratif aux membres du ComEx de l’école.

• Organiser et suivre des réunions : ordre du jour, convocations, documents préparatoires, comptes rendus et suivi des actions.

• Gérer ou contribuer à la gestion d’agendas, rendez-vous, réunions internes et externes.

• Assurer le suivi administratif des dossiers : mise en forme, archivage, mise en circuit de signature, suivi des pièces administratives, transmission des demandes de facturations et factures à la comptabilité.

• Contribuer à l’organisation des déplacements professionnels : réservations et suivi, en conformité avec les outils et procédures internes.

• Garantir la confidentialité des informations traitées.

• Faciliter la circulation de l’information entre les équipes.

2.    Appui administratif à la filière Travail social et au DEASS

• Traiter et renseigner les enquêtes relatives aux effectifs, à l’insertion et aux données d’activité de la filière Travail social.

• Contribuer à la préparation et au suivi des tableaux de bord liés au DEASS.

• Participer à l’organisation administrative des entretiens d’admission : réservations, préparation des classements, suivi des admissions parallèles et hors Parcoursup.

• Participer à l’organisation administrative des jurys de certification.

• Participer au suivi des réussites au diplôme et cérémonie associée, en interaction avec les services de scolarité dédiés

3. Appui administratif au développement des mobilités

• Assurer le suivi administratif des étudiants en mobilité entrante et sortante.

• Assurer le suivi administratif des mobilités enseignantes et administratives, en lien avec les universités partenaires et les programmes concernés.

• Saisir et mettre à jour les données sur les différents sites, plateformes et outils dédiés.

• Assurer le lien avec les universités partenaires, les différents services de l’Université, les responsables pédagogiques et les services internes.

• Mettre à jour les tableaux de suivi des mobilités et transmettre les informations nécessaires au reporting.

4. Organisation logistique et accueil

• Organiser la logistique de réunions, commissions, séminaires et événements.

• Préparer l’accueil des intervenants, partenaires, invités et étudiants.

• Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs internes et externes.

• Assurer une interface professionnelle avec les services de l’Université, les partenaires institutionnels, les étudiants et les intervenants.

• Contribuer à un environnement de travail fluide, organisé et réactif.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Formation BTS minimum en assistanat de direction, gestion administrative, gestion de projets ou domaine équivalent.

• Expérience souhaitée sur un poste d’assistanat de direction, d’assistanat administratif polyvalent ou de coordination administrative.

• Une expérience dans l’enseignement supérieur, la formation, les relations internationales ou un environnement institutionnel serait appréciée.

Compétences attendues

• Excellentes capacités d’organisation, de priorisation et de suivi.

• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams.

• Capacité à rédiger des comptes rendus, courriers, tableaux de bord.

• Aisance dans la saisie, le suivi et la fiabilisation de données administratives.

• Adaptabilité à de nouveaux outils ou de nouvelles plateformes.

• Rigueur dans le suivi de plusieurs dossiers en parallèle.

• Bonne expression écrite et orale.

• Anglais professionnel souhaité (niveau B1/B2)

• Rigueur, fiabilité et discrétion.

• Sens de la confidentialité.

• Autonomie et esprit d’initiative.

• Sens du service et de l’accueil.

• Capacité d’adaptation dans un environnement transversal.

• Diplomatie, qualités relationnelles et esprit d’équipe.

Ce que l'on propose :

• Poste en CDI

• Rémunération : Entre 28 et 31 KE (rémunération sur 12 mois + prime de fin d’année versée en deux temps (juin et novembre) après 4 mois de présence au sein de l’établissement)

• La période d’essai est de 3 mois (renouvelable)

• 194 jours travaillés (pour une année complète)

• 27 jours de RTT (sur une année complète) 

Avantages sociaux

• Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre : 10 euros (avec prise en charge de l’employeur à hauteur de 60%)

• Mutuelle/Prévoyance

• Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d’abonnement) à hauteur de 75%

• Divers bons cadeaux offerts par le CSE (sous réserve d’avoir les conditions d’ancienneté au moment de la distribution.)