Assistant de Direction (F/H)

Membre du groupe mutualiste VYV, HOSPI GRAND OUEST réunit 9 établissements médico-chirurgicaux, maternités et centres de réadaptation, proches de nos populations de Bretagne et des Pays de Loire.

Notre mission première ? Donner accès à tous à des soins de proximité et de qualité.

Créé en 2010, HOSPI GRAND OUEST (Groupe VYV) est un groupe mutualiste qui gère des établissements de santé, afin de répondre aux besoins des populations qu’il dessert.

HOSPI GRAND OUEST se positionne comme une alternative aux établissements du secteur public hospitalier et du secteur privé lucratif détenus par des fonds d'investissement. HOSPI GRAND OUEST propose des soins qui allient qualité, sécurité, innovation et bienveillance.

Nos établissements da santé sont présents dans 9 villes de l’Ouest : Quimper, Rennes, Nantes, Lorient, Fontenay le Comte, St Gilles Croix de Vie, Saint-Nazaire, Lannion et Plérin.

Porté par un Groupement d’Intérêt Economique (GIE), HOSPI GRAND OUEST permet de mutualiser les services-supports et les expertises métiers. Pour partager des pratiques et expériences professionnelles, des groupes d’échanges transversaux réunissent des équipes venues des différents métiers et établissements de notre groupe. 

Nos sièges se situent à Nantes et Lorient.

Quelques chiffres clés en lien avec nos 9 établissements de santé :

• 133 018 patients nous ont fait confiance en 2020,

• 3 777 professionnels dont 656 médecins,

• 1 731 lits et places,

• 213 801 séjours et séances,

✅ Ce que nous vous offrons

-          Une collaboration directe avec la Directrice générale, au sein du siège, et un lien étroit avec les équipes de direction, dans un environnement stimulant et professionnalisant.

-          Un cadre de travail structuré, dynamique et bienveillant, propice au développement de vos compétences en organisation, coordination de projets et gestion administrative stratégique.

-          Une expérience enrichissante au sein d’un groupe multi-établissements, reconnu pour son exigence en matière de qualité de gouvernance et d’efficacité opérationnelle....

 Mais aussi :

• Des jours de RTT pour un meilleur équilibre vie pro / vie perso

• La carte Up Déjeuner pour vos repas du midi (valeur faciale de 9 €, prise en charge à 60 % par l’employeur)

• Un CSE dynamique proposant de nombreux avantages : chèques vacances, billetterie loisirs et culture, chèques cadeaux

• Des remises sur les soins proposés dans nos activités : optique, audiologie, dentaire, pharmacie

• Télétravail partiel possible selon l’organisation du service

• Parking véhicule et vélo à proximité des bureaux

Le GIE Hospi Grand Ouest (HGO) assure des fonctions mutualisées au service de ses établissements.
Dans ce cadre, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour notre site de Nantes, afin d’accompagner la Direction Générale, les Directions adjointes et la Présidence d’Hospi Grand Ouest.

Le poste s’exerce en lien étroit avec l’assistante de direction basée à Lorient, dans un esprit de coopération et de coordination entre les sites.

Missions principales

• Assister la Directrice Générale dans la gestion quotidienne : plannings, déplacements, préparation et suivi de réunions, accueil…

• Organiser et coordonner les informations internes et externes, souvent confidentielles, liées au fonctionnement du GIE et de ses instances.

• Assurer le secrétariat de la Direction Générale et de la Présidence, ainsi que le suivi de certains dossiers délégués.

• Garantir la bonne circulation de l’information entre la Direction Générale, les établissements et les partenaires externes.

• Assurer le secrétariat et l’accueil téléphonique du site nantais du GIE.

Activités spécifiques

1. Secrétariat

• Tenir et actualiser les agendas de la Direction Générale et du Président du Comité de surveillance (en lien avec le secrétariat parisien).

• Organiser les réunions, constituer les dossiers préparatoires et rédiger les comptes rendus.

• Gérer la correspondance, les appels et la diffusion des informations.

• Préparer et mettre en forme des documents confidentiels à partir de consignes orales ou écrites.

2. Traitement de l’information

• Réceptionner, trier et diffuser le courrier de la direction.

• Suivre et archiver les informations à destination des différentes instances internes et externes.

• Assurer la diffusion des notes et documents officiels.

• Renseigner ou orienter les interlocuteurs internes et externes.

3. Gestion de dossiers

• Veiller aux conditions matérielles de fonctionnement du site nantais.

• Préparer, suivre et coordonner certains dossiers confiés par la hiérarchie.

• Assurer une veille sur les organismes institutionnels liés à l’activité d’Hospi Grand Ouest (Ministères, ARS, collectivités…).

• Participer à l’organisation d’événements, réunions et séminaires.

4. Suivi des instances

• Préparer et assurer le suivi administratif des différentes instances (Comité de direction, Comité de surveillance, COPILs, etc.).

• Élaborer les ordres du jour, convocations et documents associés.

• Participer aux réunions et rédiger les procès-verbaux.

• Veiller au respect du calendrier des instances en lien avec la Direction des affaires juridiques.

• Formation de type Bac +2 à Bac +3 (Assistant(e) de direction, Gestion, Secrétariat de direction…).

• Expérience confirmée dans un poste similaire, idéalement dans le secteur hospitalier, médico-social ou en environnement multi-sites.

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et des techniques de communication écrite et orale.

• Sens de la confidentialité, rigueur, organisation et capacité à gérer les priorités.

• Qualités relationnelles et esprit d’équipe, notamment dans le travail à distance avec d’autres sites.

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre le GIE HGO, c’est intégrer une structure dynamique au service des établissements d’Hospi Grand Ouest, où les valeurs de coopération, engagement et efficacité collective sont au cœur de nos actions.