Assistant de Direction (H/F)

Direction Générale

La Direction Générale est chargée de l’animation, de la mise en œuvre et du suivi  de la Politique définie par le Conseil d’Administration de l’association Acodège, en faveur des personnes accueillies et soutenues. Elle veille au bon fonctionnement de la vie statutaire et règlementaire de l’Association.

Lieu de pilotage, d’appuis et de ressources, la Direction Générale organise, structure, coordonne les missions et assure la cohérence opérationnelle entre tous les établissements et services. La Direction Générale assume aussi un rôle de contrôle afin de garantir la conformité et la qualité de ses actions. Elle est garante de la mise en œuvre de la politique budgétaire, financière et des ressources humaines.

Sous l’autorité du Directeur Général, l’assistant(e) de Direction apporte son concours technique au Directeur Général, aux directeurs/responsables de service du siège et aux membres de Bureau, du Conseil d’Administration dans la gestion administrative de leurs fonctions.

Il/elle coordonne l’activité administrative et d’accueil du siège en référence aux recommandations de bonnes pratiques professionnelles et s’assure de la qualité des prestations administratives mises en œuvre auprès des interlocuteurs institutionnels de la direction.

Missions spécifiques au poste :

L’assistant(e) de Direction doit être à même d’assurer le bon fonctionnement du secrétariat du siège, de faire remonter les informations auprès de la Direction, être la personne sur laquelle la Direction peut s’appuyer. De recueillir et transmettre les informations en assurant un rôle d’interface avec les différents services : ressource humaine, financier, communication, directions d’établissements et services, partenaires.

Vos missions seront les suivantes :

1. - Assurer les tâches de secrétariat de la direction générale et de la gouvernance de l’association

   - Apporter son concours dans la préparation et la mise en œuvre des décisions des instances ; prise de note et rédaction et suivi de compte-rendu des réunions des instances

2. - Gérer l’agenda du Président et du Directeur général

   - Organiser le traitement et la diffusion des informations associatives

3. - Traiter les affaires spécifiques d’ordre administratif ou technique, y compris les dossiers à caractère confidentiel

   - Remise en forme de documents sous une forme appropriée

4. Supervision de l’accueil physique et téléphonique

5. - Assure le suivi de la gestion technique des locaux (matériel, ménage, travaux)

   - Mission de correspondant informatique de la direction générale (gestion des tickets infogérance)

Conduite d’un véhicule dans le cadre de la mission

• Diplôme : Exigé

• Type de diplôme : BTS ou DUT (assistant de gestion PME-PMI, assistant manager…)

• Expérience sur un poste similaire : Apprécié

• Année d’expérience : 3

• Utilisation du Pack Office nécessaire : Oui

Savoir être professionnel :

1. Qualité de réserve, discrétion, confidentialité

2. Sens du relationnel et du travail en équipe

3. Rigueur, autonomie, sens de l’organisation

Savoir-faire/compétences :

1. Maîtrise des techniques, des outils de secrétariat de direction et des outils bureautique Office 365.

2. Maitrise orale et écrite de la langue française

3. Capacité à évaluer l’urgence d’une demande