Assistant de Direction (H/F) - MDA

OHS de Lorraine, Association à but non lucratif depuis 1920 reconnue d’utilité publique, met tout en œuvre pour assurer une prise en charge de qualité des jeunes enfants, adolescents, adultes et personnes âgées confrontés aux conséquences multiples d’un état de santé déficitaire ou d’une situation sociale devenue contraignante. L’OHS Lorraine emploie 1850 salariés au sein de 55 établissements ou agréments sanitaires, sociaux et médico-sociaux au sein de ses filières Enfance et Handicap, Adultes et Personnes Agées, Sociale.

La Maison des Adolescents de Meurthe et Moselle,  est un acteur de prévention de première ligne. Elle offre un accueil inconditionnel, gratuit et confidentiel (sans nécessité d’accord parental) aux jeunes de 11 à 25 ans, à leur entourage et aux professionnels en charge d’adolescents.

Il s'agit d'un poste stratégique : vous êtes le "miroir" de la structure et assurez l’interface entre la direction, les équipes pluridisciplinaires, le siège de l'OHS et les partenaires institutionnels (ARS, financeurs).

Vos principales missions :

Appui à la Direction et Secrétariat de Direction

• Gestion d’agenda multi-acteurs : Coordonner les emplois du temps complexes de la responsable et de l'équipe (environ 14 professionnels), en anticipant les priorités et les urgences.

• Organisation de réunions : Planifier les réunions internes (réunions cliniques hebdomadaires) et externes, préparer les ordres du jour, les supports et rédiger les comptes rendus.

• Traitement de l’information : Filtrer les appels, gérer le courrier (physique et mail) et assurer la transmission fluide des informations entre les services et la direction.

Gestion administrative du personnel de la MDA

• Suivi de l'activité : Assurer le suivi des heures (supplémentaires, récupérées) et des congés annuels de l'équipe.

• Dossiers contractuels : Suivre les renouvellements de CDD et les changements de quotité de travail en lien avec la DRH du siège.

Relations avec le siège de l’OHS et les Partenaires

• Interface institutionnelle : Faire le lien avec le Directeur Général, le gestionnaire financier, le comptable et la DRH de l’OHS de Lorraine.

• Gestion financière et projets : Établir des devis et factures d’interventions. Participer à la préparation des argumentaires pour les demandes de subventions et aux réponses aux appels à projets.

Reporting et Qualité

• Rapport d’activité : Collecter les indicateurs statistiques de l'activité pour participer activement à la rédaction du rapport annuel destiné à l'ARS et aux financeurs.

• Transformation digitale : Piloter l'utilisation des outils collaboratifs (Teams, cloud, plateformes spécifiques) et assurer une veille documentaire et réglementaire.

Accueil et Orientation

• Garantir la qualité de l’accueil physique et téléphonique des jeunes et de leurs familles dans le respect de la philosophie OHS et Maison des Ados : bienveillance, réactivité et non-stigmatisation.

Compétences Techniques

• Maîtrise avancée de la Suite Office : Expert Excel (statistiques, tableaux croisés dynamiques), Word (publipostage, rapports structurés) et PowerPoint.

• Outils Collaboratifs : Maîtrise de Microsoft Teams, SharePoint et des outils de planification partagés.

• Aisance rédactionnelle : Parfaite maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe pour les écrits professionnels et les comptes rendus.

Aptitudes Comportementales

• Confidentialité et Éthique : Discrétion absolue requise face à des situations cliniques ou des données sensibles.

• Proactivité et Anticipation : Savoir prévoir les besoins de la direction avant qu'ils ne soient exprimés.

• Adaptabilité et Gestion du stress : Capacité à gérer de nombreuses interruptions et des demandes contradictoires dans un environnement mouvant.

• Aisance relationnelle : Diplomatie et empathie, tant avec les partenaires de haut niveau qu'avec le public jeune, l’entourage et les professionnels extérieurs.

Cette fiche de poste est évolutive en fonction du projet d'établissement de la MDA 54 et des besoins du territoire de Meurthe-et-Moselle.

Formation

• Diplôme : Titre professionnel d'Assistant de direction (Niveau 5 - Bac+2) ou BTS type Support à l'action managériale.

• Expérience : Une expérience de 3 à 5 ans dans des fonctions similaires, idéalement dans le secteur médico-social ou associatif, est souhaitée.

Condition d'emploi

• Horaires : 35 h / semaine -  9h30 / 17h30, du Lundi au Vendredi.

• Prise de poste : à compter de septembre 2026