Assistant de direction H/F - ref. 360

Le Grand Annecy, collectivité dynamique de 215 000 habitants, 34 communes, 1250 agents, porte d’ambitieuses politiques publiques au service d’un territoire attractif aux multiples enjeux.

Notre collectivité est handi-accueillante : présence d’un référent handicap avec possibilité d’un accompagnement à l'adaptation du poste.

LE GRAND ANNECY RECRUTE 

Pour l’EHPAD La Prairie

Au Centre Intercommunal d’action sociale

Un assistant de direction H/F

Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux

Qui sommes-nous ?

Le Centre intercommunal d'action sociale (CIAS) du Grand Annecy a pour mission de gérer et d'animer un ensemble de services destinés aux personnes âgées. Dans le cadre d’un pôle établissements comprenant 3 résidences autonomie et 8 EHPAD, vous avez l'opportunité d'intégrer une équipe dynamique œuvrant au service des personnes âgées du territoire.

L’EHPAD La Prairie, situé à Annecy, accueille 83 résidents dans un environnement convivial, bienveillant et attentif à la qualité de vie de chacun.

L’établissement s’inscrit dans une logique de parcours coordonné et de synergie entre services du CIAS.

Les avantages du poste

Un métier qui a du sens

• Vous participez à une mission de service public porteuse de valeurs humaines.

• Vous contribuez au quotidien à la qualité de vie des personnes âgées accueillies.

Un poste transversal et enrichissant :

• Collaboration quotidienne avec les membres du CODIR

• Être au cœur des interactions du service

Un environnement stable et valorisant :

• Horaires de journée, pas de week-end

• Équilibre vie professionnelle / personnelle

Vos missions

Sous la responsabilité du directeur, vous assurez les missions courantes de secrétariat, d’accueil et de gestion administrative :

Accueil et relations avec le public

• Accueillir les résidents, familles et visiteurs (physique et téléphone)

• Orienter les demandes, transmettre les messages et informations

• Être un relais d’information interne dans l’établissement 

Secrétariat et gestion administrative

• Gérer les courriers, mails, appels et rendez-vous

• Préparer les dossiers administratifs des résidents et saisir les mouvements des résidents (entrées, sorties, absences)

• Mettre à jour les tableaux de suivi et documents de fonctionnement

• Saisir les éléments utiles à la facturation

Appui à la gestion du personnel

• Transmettre les éléments d’heures à la DRH

• Transmettre les informations nécessaires aux services du siège

Travail en réseau et coordination

• Assurer, sur demande hiérarchique, des missions ponctuelles de remplacement ou de soutien administratif dans d’autres services de la collectivité

• Collaborer régulièrement avec les services supports du CIAS (DG, ressources humaines, finances, informatique)

• Participer activement à la dynamique du réseau des assistantes de direction du pôle établissements

Rejoignez-nous en tant qu’Assistant de direction en EHPAD!

Pour des précisions sur le poste, vous pouvez contacter :

L'Ehpad La Prairie au 04 50 51 03 65 ou la Direction des ressources humaines au 04 50 63 48 63

Pour les agents du CIAS, possibilité de logement, sous certaines conditions et de manière temporaire.

Formation et compétences

• CAP/BEP ou Bac pro en secrétariat ou gestion administrative

• Maîtrise des outils bureautiques et de messagerie (Word, Excel, Outlook)

• Connaissance des logiciels métiers appréciée (ACTARUS, TITAN, Via Trajectoire)

• Maîtrise des techniques de secrétariat et d’archivage

Savoir être

• Sens de l’accueil et du contact humain

• Discrétion, rigueur et sens du service public

• Esprit d’équipe, de coopération et de partenariat

• Capacité d’adaptation, autonomie, réactivité