Assistant du Directeur général des services H/F

Le Grand Annecy, collectivité dynamique de 215 000 habitants, 34 communes, 1250 agents, porte d’ambitieuses politiques publiques au service d’un territoire attractif aux multiples enjeux.

La Direction Générale du Grand Annecy joue un rôle central dans la coordination et la mise en œuvre des projets structurants du territoire et le fonctionnement de l’administration. En lien étroit avec la Présidence, elle pilote des stratégies ambitieuses pour répondre aux enjeux locaux et accompagner les 34 communes de l’agglomération.

Vos missions

Gestion administrative et organisationnelle

• Gestion de l’agenda et des priorités : Planifier et gérer l’agenda du DGS en lien notamment avec celui du Président, organiser les réunions, rendez-vous et déplacements, tout en veillant à optimiser son emploi du temps.

• Préparation des réunions et RDV : Rédiger les ordres du jour, préparer les dossiers nécessaires (compiler, analyser et synthétiser les informations pour la DGS, coordonner les participants et s'assurer de la logistique (réservations de salles, outils de visioconférence, etc.).

• Traitement du courrier : Gérer les courriers entrants et sortants, classer les documents

Interface avec les services et les partenaires

• Relais de communication : Être un point de contact central entre le DGS, les différents services internes, les élus, les partenaires externes

• Coordination interne : Transmettre les directives du DGS aux différents services et s’assurer de leur bonne mise en œuvre, tout en remontant les informations importantes.

• Suivi des demandes : Assurer le suivi des sollicitations faites au DGS et vérifier leur avancement auprès des services concernés.

Soutien logistique et technique

• Planification des événements : Participer à l’organisation d’événements institutionnels internes organisés par le DGS (séminaires, …), en prenant en charge la logistique et la coordination.

• Gestion des outils numériques : Maîtriser les outils bureautiques et de gestion (gestion de projets, courriers électroniques, tableaux de bord) pour lui apporter une assistance technique.

• Vous avez une grande capacité à planifier, gérer plusieurs tâches simultanément et respecter des délais serrés, même dans des contextes exigeants.

• Vous maîtrisez parfaitement la rédaction administrative, et vos aptitudes relationnelles et votre diplomatie facilitent les échanges avec différents interlocuteurs.

• Vous savez faire preuve d’adaptabilité en gérant efficacement les imprévus et en vous ajustant aux priorités changeantes.

• Vous disposez d’une très bonne compréhension du fonctionnement des collectivités locales et, plus largement, des écosystèmes institutionnels.

• Vous respectez avec rigueur les obligations de confidentialité et faites preuve d’une éthique irréprochable dans l’exercice de vos fonctions.