Assistant(e) actes et instances h/f

Le SIPPEREC défend le service public et s’engage depuis près de 100 ans aux côtés des collectivités d’Île-de-France et de leurs habitants. Face aux grands défis sociaux et environnementaux, il apporte son expertise et contribue à un développement solidaire et équitable des territoires dans les domaines des énergies renouvelables, de l’électricité, de l’aménagement numérique et de la mobilité durable, pour garantir un service public de qualité, accessible à tous et à des prix justes. 

Le SIPPEREC encourage l’action collective en favorisant la coopération entre les collectivités et en menant des actions publiques sur l’ensemble des territoires. Un engagement fort et partagé par l’ensemble des collaborateurs du SIPPEREC qui chaque jour conçoivent et mettent en œuvre des solutions et des projets innovants pour répondre aux préoccupations et aux besoins des collectivités franciliennes et de leurs usagers.

Composée d’une directrice et d’un responsable, la direction du secrétariat des instances est au cœur du fonctionnement de l’activité. Elle est en charge de la gestion des assemblées délibérantes (conseil syndical), des commissions syndicales et de tous les actes du SIPPEREC.

Le poste d’assistant(e) actes et instances

Sous la responsabilité du Responsable des instances et des actes, l’assistant(e) assure le traitement des actes du Syndicat et assiste le Responsable dans la préparation, la tenue et le suivi des instances statutaires et des actes du SIPPEREC et de la Régie Gényo. Elle/il assure l’assistance administrative de la Direction et supplée le Responsable dans le traitement des actes et la tenue des instances en son absence à travers les missions suivantes :

Préparation, tenue et suivi des instances statutaires et des actes du SIPPEREC

• Assurer la tenue des calendriers des réunions et la communication des dates aux élus et services du SIPPEREC.

• Assurer la logistique pour l’organisation des réunions du comité et des commissions : réservation des salles, du régisseur, du traiteur, préparation de la salle, … et plus largement apporter son concours pour la préparation des réunions

• Réaliser les relances pour assurer la participation des élus aux réunions des instances et assurer le quorum

• Participer à la tenue de la séance : accueil, émargement, signatures des documents, gestion de l’enregistrement, des présentations, etc…

• Traiter et suivre les actes (décisions, conventions et arrêtés – hors RH) du SIPPEREC et de la régie Gényo

Assurer une polyvalence d'intervention sur le traitement des actes et les instances.

Assistance administrative :

• Assister la Directrice de l’administration générale et les responsable instances et actes dans les tâches administratives : saisie et envoi des bons de commande, envoi des courriers de la Direction, classement et archivage au sein de la Direction,

• Assurer le suivi et l’enregistrement du courrier départ et arrivée.

• Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Direction,

• Participer à l’organisation des réunions : planification, constitution de dossier, prise de notes, rédaction de comptes rendus

• Réaliser la mise en forme de documents, rédiger des courriers simples.

• Gestion de la boîte mails « Secretariat-instances ».

Votre profil

• Bonne expression orale et écrite : maîtrise des règles de l’orthographe, de syntaxe, de grammaire et de bienséance,

• Connaissance du contexte des collectivités territoriales et de leur fonctionnement,

• Connaissances des instances et des actes des collectivités territoriales,

• Planification et suivi des tâches,

• Tenue de planning,

• Prise de notes,

• Aisance téléphonique,

• Confidentialité et discrétion professionnelle,

• Prise en compte des contraintes des services,

• Sens de l’initiative, réactivité, adaptabilité, autonomie, rigueur, capacité d’initiative ainsi qu’intérêt pour le travail en équipe.

• Déplacements réguliers sur site à prévoir

Plus d’informations :

Poste ouvert aux agents de la fonction publique de catégorie C et aux contractuels

Prise du poste : dès que possible
Temps plein
Fourchette salariale (à définir selon profil) + Prime de fin d’année
Localisation : au cœur de Paris, métro Gare de Lyon

Télétravail possible 10 jours/mois 
RTT, Compte-Epargne Temps
Participation mutuelle et prévoyance
Restauration collective/titres restaurant d’une valeur de 11€97 avec 60% pris en charge par l’employeur
Avantages sur les prestations sociales, culturelles et familiales
Association sportive et culturelle
Espaces de travail accueillants 

Rejoindre le SIPPEREC, c'est mettre votre expertise au service des collectivités franciliennes à travers des projets toujours plus innovants. Vivez l’expérience du changement en rejoignant notre équipe, une équipe qui aspire à créer de la valeur pour ses collaborateurs.

Le SIPPEREC en chiffre :

Le SIPPEREC regroupe 117 collectivités franciliennes sur un territoire de plus de 7 millions d’habitant.

Premier producteur public d’énergies renouvelables en Île-de- France, le SIPPEREC joue un rôle majeur dans la transformation des territoires. Son ancrage centenaire en Île-de-France, son expertise territoriale avérée et son agilité dans le pilotage de projets complexes permettent au SIPPEREC d’initier des projets ambitieux et innovants, de les piloter et les faire aboutir.

6 réseaux de géothermie, 105 centrales photovoltaïques, 4 500 km de réseaux d’initiative publique en fibre optique et plus de 800 points de charge La Borne Bleue : l’action du SIPPEREC est au plus proche de la vie des communes et de leurs habitants.

Cette proximité et ce lien quotidien avec les territoires doivent permettre d’anticiper les innovations technologiques et les nouveaux usages, pour favoriser les villes durables.