Assistant(e) administratif(ve) / ADV / back-office e-commerce - Domaine du distribution - FREELANCE - 20H/semaine - Télétravail

OPTIMADMIN propose des services d'assistance administrative et comptable aux entreprises.

Une entreprise de distribution spécialisée dans la vente des articles de papeterie, des fournitures de bureau et matériel d'écriture recherche une personne pour assurer de manière autonome, rigoureuse et fluide la gestion administrative, le suivi client/fournisseur et la mise à jour des outils opérationnels, dans un environnement nécessitant polyvalence, réactivité et capacité à résoudre les problèmes sans supervision constante.

Missions principales

1. Gestion back-office clients

• Suivi des demandes clients

• Gestion des litiges réception

• Réponse aux demandes administratives

• Envoi des factures, avoirs et documents demandés

• Suivi de la relation client sur les sujets administratifs

2. Gestion back-office fournisseurs

• Suivi administratif des commandes fournisseurs

• Préparation et mise à jour des fichiers de réception

• Contrôle des réceptions

• Rapprochement entre commandes, réceptions et factures fournisseurs

• Transmission des éléments à l’expert-comptable

3. Gestion des logiciels métiers

• Mise à jour des données dans les logiciels internes

• Utilisation quotidienne de Shippingbo et d’un second logiciel métier

• Import / export / synchronisation de fichiers CSV / Excel

• Contrôle de la fiabilité des données

• Résolution de premiers niveaux de blocages techniques

4. Suivi administratif et facturation

• Émission des factures et avoirs

• Vérification de la conformité avant émission

• Signalement des factures “bon à payer”

• Préparation des informations nécessaires au dirigeant pour règlement

5. Support opérationnel transverse

• Traitement de tâches administratives variées

• Priorisation des urgences

• Gestion de plusieurs sujets en parallèle

• Alerte rapide en cas de blocage, avec proposition de solution

Compétences techniques requises

• Très bonne maîtrise de Windows / PC

• Bonne maîtrise d’Excel

• Bonne maîtrise d'Excel et des fichiers CSV, imports/exports, encodage, retraitement simple

• À l’aise avec les logiciels de gestion / ERP / outils logistiques / back-office

• Une expérience sur Shippingbo, logiciel logistique, marketplace, e-commerce ou ADV

• Maitrise de SELLSY et SHIPPINGBO

• Bonne maîtrise de la gestion administrative client et fournisseur

• Connaissances solides en facturation, avoirs, rapprochements simples

• Aisance avec les outils numériques et la résolution de petits blocages techniques

• Minimum 5 ans d’expérience en assistanat administratif / ADV / back-office

• Idéalement expérience dans :

  • e-commerce

  • logistique

  • marketplace

  • gestion fournisseurs / commandes / stocks

• Capable de corriger/rectifier des fichiers avec énormément de lignes

Compétences comportementales

• Débrouillardise

• Autonomie

• Capacité d’adaptation

• Esprit pratique

• Rigueur

• Réactivité

• Fiabilité

• Sens du service client

• Prise d’initiative

• Aisance dans un environnement qui bouge

Environnement de travail souhaité

• Disponibilité quotidienne

• Présence régulière sur une plage définie

• Souplesse possible selon les urgences

• Travail sur PC Windows obligatoire

• Connexion internet stable

• Capacité à être joignable et réactive

⚠️ Important – Candidature

Les candidatures se font uniquement en ligne.

Merci de ne pas contacter le service commercial.

Sans réponse de notre part sous 7 jours, cela signifie que votre candidature n’a pas été retenue pour l’une des raisons suivantes :

* Taux horaire trop élevé

* Compétences / expériences insuffisantes

* Poste déjà pourvu