Assistant(e) administratif(ve) de Direction H/F

Contexte 

Le CCAS de la ville de Saint-Martin-d’Hères développe une politique d'action sociale de lutte contre les exclusions, d'accompagnement des personnes en situation de vulnérabilité et de soutien aux solidarités, en lien avec les institutions et acteurs du territoire. Il décline l’ensemble de ses missions en secteurs d’action sociale qui déploient leurs interventions en complémentarité et en transversalité, avec une attention particulière pour les personnes en situation de fragilité :

- La Direction Action Sociale Gérontologique intervient en direction des personnes âgées en perte d’autonomie ou dépendantes à domicile, à travers une pluralité de services et d’accompagnements ayant pour objectif de favoriser le maintien d’une vie sociale et le soutien à domicile.

- La Direction Action Sociale Insertion qui propose accueil social, écoute, soutien dans l'accès aux droits, accompagnement social individuel et collectif, soutien aux initiatives habitants et animation de la vie sociale à travers le Service accueil, aides et accompagnement social et 5 Maisons de quartier.

Cadre d'emploi :  Rédacteur - Catégorie B

Quotité: Temps plein

Délais de publication: 1 mois

Activités du poste

Rattachée à la Directrice Action Sociale Insertion, l'assistant(e) de Direction apporte son expertise et son soutien technique dans la gestion des dossiers de la Direction.

Il.elle est membre du pôle administratif de la Direction du CCAS (composé de 2 assistantes et une secrétaire) et contribue à ce titre au bon fonctionnement de l'administration générale du CCAS.

1 / Pour la Direction Action Sociale Insertion :

Coordination de la gestion administrative de la direction :

• préparer, vérifier et assurer le suivi des actes administratifs : conventions, contrats de cession ou de prestation, décisions/délibérations, notes de synthèse...

• élaborer, rédiger, suivre des tableaux de bord, des courriers, comptes rendus, procédures, dossiers thématiques...

• assurer le classement et l'archivage des dossiers

Coordination des appels à projets / dossiers de subvention :

• élaborer des outils et procédures permettant le suivi des dossiers et préparer les budgets en lien avec les chefs de services et la direction

• saisir les dossiers sur les différentes plateformes

• être le référent administratif auprès des différents partenaires financiers (Département, CAF, État, Métropole...)

• assurer une veille des appels à projets et leurs échéances sur les thématiques des secteurs

Participation à l'élaboration et au suivi Finances et Ressources humaines de la Direction :

• assurer la préparation, le suivi et la saisie des budgets de prestation CAF

• contribuer à la préparation budgétaire de la direction et au suivi des recettes en lien avec la Direction finances

• assurer le suivi, alerter sur les échéances de renouvellement de contrats, mise en forme et vérification des avis de vacance et préparation des fiches budgétaires RH en lien avec les services ressources concernés.

2 / Pour la Direction du CCAS :

Conseil d’administration :

• coordonner la préparation et le suivi administratif, assister la directrice du CCAS lors des séances, en alternance avec le 2ème rédacteur

Soutien au fonctionnement général :

• assurer l’interface avec les Directions ressources, rechercher des informations, alerter sur les urgences

• contribuer au bon fonctionnement du pôle administratif par un suivi partagé des dossiers d'actualité et une coordination des procédures

Participation à la vie de la direction et du CCAS :

• participer aux réunions (direction, pôle administratif…), effectuer une polyvalence si nécessaire, régisseur suppléant et contribuer à l'accueil des stagiaires...

Connaissances

Environnement territorial et fonction publique

Budget et comptabilité publique

Connaissances juridiques

Environnement et dispositifs d'action sociale

Maîtrise des techniques bureautiques et outils informatiques

Logiciels spécifiques

Savoir faire

Capacité à élaborer des outils de gestion administrative et financière

Maîtrise rédactionnelle

Capacité d'analyse et de synthèse

Sens de l'organisation, méthode et rigueur

Réactivité et définition des priorités

Travail en équipe

Qualités essentielles à la tenue du poste

Discrétion professionnelle

Qualités relationnelles

Sens des responsabilités et autonomie

Disponibilité

Sens du service public

Conditions

Conditions d’exercice particulières

• Organisation du travail dans le cadre du protocole de gestion du temps de travail applicable à Saint-Martin-d'Hères

• Horaires de bureau dans le cadre des 1607 heures

• Disponibilité ponctuelle en soirée (Conseils d’administration)

• Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service

Conditions d'accès / Aptitudes / Spécificités

• Expérience administrative appréciée

• Être titulaire du Baccalauréat ou plus

  Conditions de rémunération

• Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)

• Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (IFSE cible du poste 430€ brut mensuel)

Avantages et participations de l'employeur 

Sans condition d'ancienneté 

- Plan de Déplacement d’Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement (plafond de 99€ mois)

- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille

- Prévoyance contrat de groupe du CDG38 : participation de 26€ par mois

Sous condition de 3 mois d'ancienneté 

- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)

Proposition d'adhésion aux comités des œuvres sociales COS SMH et/ou COS 38 donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements ...) sous conditions.

Les activités et compétences sont susceptibles d'être actualisées en fonction de l'évolution du service public, des techniques de travail et des organisations.

Outre un entretien de recrutement, des tests pourraient être mis en place.

Les fonctionnaires relevant du cadre d'emplois des Rédacteurs, les lauréats de concours ou les agents non titulaires dans le cadre de l'article 332-8 disposition 2 du CGFP voudront bien faire acte de candidature (lettre de motivation + CV obligatoire) à Monsieur le Président du CCAS