ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) FINANCIER ET RH EN CDD

Le service Intérim Territorial du CDG31 basé à Labège, recherche pour une collectivité située à 34 kms au sud de Toulouse, un(e) assistant(e) administratif(ve) financier et ressources humaines en CDD.

Administratif

Réaliser les tâches de secrétariat

• Assurer le suivi du courrier (enregistrement et répartition du courrier / suivi des demandes / suivi des courriels reçus)

• Assurer l'affichage obligatoire

• Assurer le classement et l'archivage

Assurer l'accueil du public physique et téléphonique

• Accueillir et renseigner les usagers

Finances

Etablir les titres de recettes et les mandatements conformément aux pièces justificatives comptables et factures

• Récupération des factures sur Chorus Pro

• Contrôler la validité des pièces justificatives et des factures réceptionnées

• Préparer les mandatements et titre de recettes dans les délais réglementaires impartis. Transmettre l'ensemble des pièces nécessaires dématérialisées au comptable de la collectivité pour paiement ou encaissement.

• Vérifier les imputations comptables

Suivre l'exécution budgétaire

• Réaliser les engagements

• Identifier et signaler à la DGS les écarts significatifs entre prévisions et réalisations

• Suivre les lignes de crédit

Ressources Humaines

• Préparer mensuellement les paies

• Garantir le suivi des temps pour l'ensemble des agents (congés, gestion des absences...)

• Garantir la diffusion des informations au personnel (formations, évènements)

• Suivre les visites médicales

• CNAS (action sociale) : référente des agents

• Actualisation juridique

• Suivre les demandes de formation (recensement des souhaits, inscriptions, conception et suivi du plan de formation en lien avec DGS, participation aux réunions avec le CNFPT)

Assurer la gestion des dossiers d'amission et de la restauration scolaire

• Assurer la gestion des dossiers d'admission des élèves dans les écoles

• Assurer les inscriptions des enfants à la restauration scolaire et le suivi des présences

• Assurer la facturation mensuelle

Assurer la communication

• Mettre à jour le site internet

• Réaliser des bulletins d'information en direction des parents d'élèves

• Réaliser des supports de communication divers

Compétences et connaissances requises

• Connaissance de l'environnement territorial et des procédures administratives

• Maîtrise des outils informatiques

• Connaissance des techniques et outils de communication

• Capacité d'organisation et de gestion du temps

• Excellente capacité d'accueil et relationnel adapté au contact avec le public

• Connaissance des principes de gestion financière et budgétaire

• Connaissance des procédures de gestion des ressources humaines

• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe

Formation et expérience

• Expérience sur un poste similaire

Qualités personnelles

• Rigueur et précision dans le travail

• Sens de l'organisation et de la méthode

• Disponibilité et réactivité

• Sens du service public et discrétion