Assistant (e) administratif (ve) H/F

Si l’intérêt général est votre moteur, si vous aimez mettre votre talent au profit des enfants et des jeunes ou des personnes en situation de handicap … nous partageons les mêmes valeurs !

L’UFCV, reconnue d’utilité publique, fondée en 1907, œuvre à développer des actions innovantes pour répondre aux enjeux sociétaux de son époque.

Ses 1.300 salariés et 5.000 bénévoles, volontaires et jeunes accueillis en service civique œuvrent sur l’ensemble du territoire, à travers 12 délégations régionales.

L'UFCV, au sein de sa Délégation Occitanie et plus particulièrement de son secteur animation territoriale des Pyrénées Orientales (L’UFCV gère plusieurs crèches, accueils de loisirs périscolaires et extrascolaires sur la commune de Perpignan) recherche son ou sa futur.e assistant.e des activités.

Appuyé.e par les services administratifs de l’UFCV, vous êtes en charge de la gestion administrative de l’activité.

La délégation de Perpignan gère principalement les activités d’animation territoriale du département. Elle est également ouverte au public pour tout renseignement sur l’ensemble de ses activités.

Le personnel administratif travaille également en lien avec les différents sites de l’UFCV en Occitanie.

Le poste est sous la responsabilité hiérarchique de la déléguée régionale et sous la responsabilité opérationnelle du responsable animation territoriale, et vous réalisez vos actions en étant appuyé.e par vos collègues du secteur administratif de l’UFCV Occitanie.

Vous êtes en relation principalement avec vos collègues directeurs et coordinateurs ALAE et ALSH du marché de Perpignan pour la gestion administrative de l’activité, mais aussi avec l’équipe administrative de l’UFCV en Occitanie répartis sur toute la région. Vous veillez à la continuité du service proposé aux bénéficiaires tout en respectant les différentes procédures mises en place par l’UFCV.

Vos principales missions s’seront : 

· Assurer la gestion administrative auprès des familles, de l’inscription à la facturation via un logiciel métier spécifique.

·  Assurer l’accueil téléphonique et physique de qualité auprès des différents publics

·  Assurer une qualité dans les renseignements donnés

·  Contribuer au bon fonctionnement général de la délégation

·   Contribuer au suivi administratif des différentes activités de l’UFCV sur la région.

Fonctions et responsabilités :

• Gestion administrative des inscriptions :

  • Suivi des demandes d’inscription des familles et de la bonne réception des différentes pièces nécessaires

  • Création, saisie et suivi des dossiers d’inscriptions des enfants par le biais d’un logiciel spécifique de gestion des accueils de loisirs

  • Suivre et vérifier les pointages journaliers

  • Vérification et édition des facturations mensuelles

  • Encaissements

  • Suivi et relance des impayés

  • Rangement, et classement des dossiers administratifs

  • Enregistrement et suivi des aides financeurs/preneurs en charge

• Permanence physique et téléphonique

  • Assurer des réponses qualitatives aux familles, être à leur écoute, répondre à leurs demandes et savoir les rassurer ; respect du secret professionnel et confidentialité indispensable.

  • Être la courroie de transmission des informations en direction des professionnels auprès des enfants et des équipes de direction.

• Centralisation de transmission des données

  • Effectifs

  • Engagement des dépenses

  • Programmes d’activité

• Travailler en collaboration permanente avec l’équipe de coordination sur l’ensemble des autres tâches administratives et organisationnelles nécessaires au bon fonctionnement de la délégation et des ALAE/ALSH :

  • Commandes des repas, réception des commandes, lien aux fournisseurs, …

  • Participation aux réunions d’équipes, aux formations et aux divers évènements organisés avec les familles et les enfants

Dans les premières semaines de l’embauche, 2 jours de formation continue sont prévus à Toulouse ou Perpignan.

Informations contractuelles et avantages UFCV :

Poste à pourvoir en CDI à temps partiel (0,8 ETP : 28h hebdomadaire) idéalement à partir du 26 octobre 2026.

Rémunération indicative, groupe B, indice 265, soit 1912.59 Euros bruts mensuel pour un temps plein.

Avantages salariés : prime de reconstitution de carrière (animation, économie sociale et solidaire), prime familiale conventionnelle, reprise ancienneté sous conditions, CSE, mutuelle.

FORMATION : BTS Assistant de gestion ou DUT GEA, ou niveau 5 (Bac + 2) minimum en gestion et administration

COMPÉTENCES ET QUALITÉS ATTENDUES :

o   Organisé.e, méthodique et rigueur

o   Convivialité et sens de l’écoute

o   Dynamisme

o   Aisance relationnelle et téléphonique

o   Qualités rédactionnelles

o   Esprit d’équipe, être force de propositions

o   Maitrise des outils informatiques et bureautiques indispensable

o   Polyvalence

o   Capacité à maitriser rapidement des logiciels informatiques de gestion spécifiques à l’activité

EXPÉRIENCE :

o   Gestion administrative polyvalente

o   Connaissance du secteur associatif et de l’animation enfance-jeunesse appréciée

o   Maitrise de logiciels informatiques liés à la gestion de la petite enfance ou de l’enfance dans les accueils de loisirs serait un vrai plus à la candidature