Assistant(e) Administratif(ve) Polyvalent(e) Senior

Chez Analytics & Change, nous nous attachons à fournir des solutions pratiques et réalistes qui aident nos clients à atteindre leurs objectifs. En tirant parti des données, nous favorisons la prise de décision stratégique et l'excellence opérationnelle. Notre équipe collabore étroitement avec nos clients pour développer, mettre en œuvre et maintenir des solutions sur mesure qui améliorent les performances, réduisent les coûts et augmentent la satisfaction des clients.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) Polyvalent(e) Senior pour soutenir la direction de la société, optimiser et gérer les opérations de back-office. Le candidat idéal sera un professionnel organisé, proactif et capable de gérer plusieurs tâches simultanément avec une grande attention aux détails.

Responsabilités du poste :

• Assister les directeurs dans la gestion de leur emploi du temps, y compris la planification des réunions, des voyages d'affaires et des événements.

• Coordonner et organiser les réunions, en préparant les agendas, les comptes rendus et en assurant le suivi des actions.

• Gérer les communications internes et externes, y compris la rédaction et la distribution de courriers, de courriels et de rapports.

• Assurer le bon fonctionnement des opérations de back-office, y compris la gestion des fichiers, des bases de données et des documents administratifs.

• Superviser la logistique des bureaux, y compris l'approvisionnement en fournitures, la maintenance des équipements et la coordination avec les prestataires de services.

• Préparer et gérer les documents financiers, y compris les factures, les rapports de dépenses et les budgets et assurer le lien avec notre fiduciaire.

• Prendre en main des projets internes pour optimiser et automatiser les processus de gestion.

• Gérer la confidentialité des informations sensibles et assurer le respect des politiques et procédures internes.

Conditions de travail :

• Poste à temps plein, avec possibilité de flexibilité horaire en fonction des besoins des directeurs.

• Environnement de travail stimulant et dynamique avec des opportunités de développement professionnel.

• Diplôme en administration, en gestion ou dans un domaine connexe.

• Connaissance de base en comptabilité.

• Expérience significative d'au moins 10 ans, en tant qu'assistant(e) administratif(ve) ou dans un rôle similaire, de préférence dans un environnement multitâche et dynamique.

• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités de manière efficace.

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office : Word, Powerpoint, Excel et éventuellement Sharepoint / Power automate) et intérêt pour les nouvelles technologies y compris l'intelligence artificielle.

• Solides compétences en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.

• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.

• Discrétion et capacité à gérer des informations confidentielles.

• Maîtrise du français. Le luxembourgeois est un atout indéniable.