Assistant(e) Administratif(ve) Référent(e) "Personnes âgées / Aidants" H/F

Contexte 

La commune de Saint-Martin-d’Hères est la 2ème ville du département de l’Isère (38 500 habitants). Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).

Missions de la direction

Le CCAS de Saint-Martin-d'Hères mène dans la Direction Action Sociale et Insertion :

• une politique de prévention et d'animation de la vie sociale à partir des cinq maisons de quartier de la commune (agrément CAF),

• une politique de soutien aux personnes confrontées à différents facteurs d'exclusion au travers du Service Accueil, Aides et Accompagnement Social.

Missions du service

Le SAAAS assure principalement les missions suivantes :

• l'accueil général du CCAS

• l’évaluation médico-sociale pour les demandeurs de l'Allocation Personnalisée d'Autonomie (APA) et l'accompagnement social des bénéficiaires

• l'accompagnement social de certains allocataires du RSA

• l'accompagnement socio-budgétaire dans le cadre du Point Accueil et Information Budget

• les aides financières facultatives pour les ménages en difficultés

• la domiciliation

• l'instruction des dossiers d'Aides Sociales Légales (ASL) et de certains droits (RSA, APA, SASPA, CMI)

Au sein d’une équipe de 10 personnes dont 5 travailleurs sociaux et sous l’autorité de la responsable du service, l'assistant(e) administrative occupera une fonction ressource pour les personnes âgées en perte d'autonomie et leurs proches dans un rôle mixte sur de l'administratif et de l'accueil du public. Ce poste est à pourvoir dans un contexte de réorganisation suite à plusieurs départs à la retraite.

Activités du poste

Accueillir les personnes âgées et leurs proches aidants  :

• Assurer un accueil généraliste (téléphonique et physique) de toutes personnes âgées et leurs proches aidants

• Informer, orienter et conseiller les personnes âgées et leurs proches/aidants en établissant un premier diagnostic et en les soutenant dans leurs démarches d’accès aux droits

Assurer la gestion administrative de la mission Allocation Personnalisée de l’Autonomie (APA) :

• Planifier les rendez-vous et veiller à une répartition cohérente entre les travailleurs sociaux

• Instruire en RDV individuels les demandes d’aides à l’autonomie à domicile et les demandes de CMI

• Saisir les données dans le logiciel métier

• Enregistrer les documents émanant du Département et les transmettre aux travailleurs sociaux

Instruire des dossiers d’Aides Sociales Légales :

• Remplir les dossiers et s’assurer de leurs complétudes en aidant à la collecte des pièces justificatives nécessaires

• Assurer le suivi des dossiers et l’articulation avec les dossiers d’obligés alimentaires

• Être en lien avec les partenaires (Département, autres CCAS)

Assurer la gestion administrative générale du service :

• Rédiger des documents de type courriers, compte-rendus de réunions, mails

• Être référent du logiciel métier du service et produire des statistiques

• Traiter et transmettre les actes de décès

• Contribuer à la mise en œuvre du plan canicule

• Préparer, rédiger et suivre des actes administratifs (bon de commande, conventions, délibérations, …)

• Participer à la rédaction du rapport d’activité

Participation à la vie du service :

• Contribuer à la continuité du service (accueil, domiciliation, secrétariat…)

• Assurer une polyvalence avec le second assistant administratif du service pendant les périodes d’absence (commission d’aide financière, domiciliation…)

• Être régisseur suppléant du service pour la remise des aides financières

• Participer aux réunions d’équipe et partenariales

Profil recherché

Connaissances :

• Environnement territorial FPT cat. B - Environnement territorial de la collectivité et du CCAS

• Familiarité avec l’action sociale, les partenaires institutionnels et associatifs, ainsi que les dispositifs d’accompagnement

• Connaissance du public âgé et des enjeux liés au vieillissement

• Maîtrise de l’expression orale et communication écrite

Qualités :

• Faire preuve d'empathie et d'écoute envers les usagers et leurs proches

• Sens de l’organisation et aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément, à établir des priorités et à respecter les délais

• Qualités relationnelles et discrétion professionnelle

• Rigueur dans la gestion des dossiers et le reporting des données

• Autonomie dans l'organisation et capacité d'initiatives

• Capacité d’analyser des situations et adapter les réponses

Savoir faire :

• Capacité à travailler en équipe, avec des travailleurs sociaux et d’autres partenaires en interne ou externe à la collectivité

• Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique, une suite bureautique dans ses fonctions avancées, un logiciel métier (E-concept - Elissar)

• Appliquer les techniques de communication orale (écoute, reformulation, gestion des conflits...)

• Capacité à expliquer des règles et procédures de manière accessible, en vulgarisant un langage technique

Conditions

Conditions d’exercice particulières

• Organisation du travail dans le cadre du protocole de gestion du temps de travail applicable à Saint-Martin-d'Hères

• Horaires de bureau dans le cadre des 1607 heures

• Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service

• Déplacements à la demande sur le terrain (véhicule de service)

Conditions d'accès / Aptitudes / Spécificités

• Expérience dans l’action sociale appréciée

• Être titulaire du Baccalauréat ou plus

• Conditions de rémunération

• Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)

• Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (IFSE cible du poste 310€ brut mensuel) + NBI Accueil de 10 points

Avantages et participations de l'employeur 

Sans condition d'ancienneté 

- Plan de Déplacement d’Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement (plafond de 99€ mois)

- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille

- Prévoyance contrat de groupe du CDG38 : participation de 26€ par mois

Sous condition de 3 mois d'ancienneté 

- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)

Proposition d'adhésion aux comités des œuvres sociales COS SMH et/ou COS 38 donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements ...) sous conditions.

Les activités et compétences sont susceptibles d'être actualisées en fonction de l'évolution du service public, des techniques de travail et des organisations.

Outre un entretien de recrutement, des tests de communication écrite pourraient être mis en place.

Les fonctionnaires relevant du cadre d'emplois des rédacteurs, les lauréats de concours, les agents non titulaires ou les agents promouvables (dans le cadre de l'article 332-8 disposition 2 du CGFP) voudront bien faire acte de candidature (lettre de motivation + CV obligatoire) à Monsieur le Président du CCAS.