Assistant(e) Administratif(ve) Réservations & Partenaires Guest & Partners Relations F/H

Au cœur des Alpes, entre sommets et excellence 

Cimalpes réunit une équipe de passionnés de montagne et d’immobilier, au cœur des plus belles stations alpines.

Notre mission : créer avec passion et attention des expériences uniques, et sélectionner à la vente ou à la location les plus belles propriétés des Alpes.

Travailler chez Cimalpes, c’est rejoindre une entreprise jeune et dynamique, ancrée dans son territoire, où l’on cultive autant le goût du service que l’esprit d’équipe.

Rattaché(e) à la Responsable Guest & Partners Relations et intégré(e) à l’équipe Réservations et développement B2B, vous contribuez à la gestion administrative des réservations, à la mise à jour des dossiers clients et partenaires ainsi qu’au bon déroulement des différentes étapes administratives liées à leur traitement.

En collaboration étroite avec les agents de réservation et les Chargés de Développement B2B, vous accompagnez les clients directs et les partenaires dans leurs démarches administratives, notamment dans le cadre des obligations LCB-FT (Tracfin) et de la mise en place des nouveaux partenariats commerciaux.

Vous assurez également un rôle de support dans l’utilisation des outils numériques mis à disposition des équipes, des clients et des partenaires, et participez à la coordination avec les différents services internes concernés.

Missions

1. Accompagnement LCB-FT et support administratif et numérique

• Accompagner les clients et partenaires dans la constitution de leurs dossiers dans le cadre du processus LCB-FT (Tracfin).

• Assister les Chargés de Développement B2B dans la réalisation de la procédure KYI (Know Your Intermediary) dans le cadre de la contractualisation des partenariats.

• Assister les agents de réservation dans la gestion administrative et le suivi des dossiers LCB-FT de leurs clients.

• Veiller à la complétude des informations et des pièces justificatives nécessaires à la validation des dossiers.

• En collaboration avec les agents commerciaux, effectuer les relances nécessaires auprès des clients et partenaires afin d’obtenir les informations ou documents manquants.

• Assurer la coordination entre l’équipe commerciale, les clients, les partenaires, le service digital et le service juridique.

• Accompagner les utilisateurs dans la prise en main de l’outil numérique de collecte des pièces justificatives.

• Apporter un support de premier niveau face aux difficultés rencontrées dans l’utilisation de l’outil.

• Centraliser les retours des utilisateurs (clients, partenaires et agents de réservation) et les transmettre au service Digital afin de contribuer à l’amélioration continue de l’outil.

2. Gestion administrative et onboarding des partenaires B2B

• Contribuer au processus d’onboarding des nouveaux partenaires en collaboration avec les Chargés de Développement B2B.

• Constituer et assurer le suivi du dossier LCB-FT du partenaire.

• Créer et mettre à jour les fiches partenaires dans les différents outils internes, le logiciel métier et le CRM.

• Préparer, envoyer et assurer le suivi de la signature des contrats de partenariat.

• Veiller à la complétude et à la mise à jour des informations administratives des partenaires.

• En collaboration avec les Chargés de développement B2B, répondre avec réactivité et pédagogie aux questions des partenaires concernant les procédures administratives, les documents nécessaires et le fonctionnement des outils mis à leur disposition.

• Contribuer au suivi administratif des inscriptions aux salons professionnels et à l’organisation des événements, en assurant la gestion des dossiers, le suivi des documents requis et le respect des délais d’inscription, ainsi que les relances nécessaires.

3. Contribution à la relation client et partenaire

• Accompagner les clients et partenaires dans les différentes étapes administratives de leur parcours de réservation.

• Assurer un suivi rigoureux des dossiers en cours afin de garantir une expérience fluide et qualitative.

• Faciliter les échanges entre les clients, partenaires, agents de réservation, Chargés de Développement B2B et services internes.

• Identifier et remonter les difficultés ou problématiques récurrentes rencontrées par les clients et partenaires.

• Participer à l’amélioration continue des procédures, outils et pratiques du service Guest & Partners Relations.

Profil recherché

• Formation Bac+2 / Bac+3 en relation client, management des entreprises, tourisme, gestion des ventes, commerce ou domaine équivalent.

• Une première expérience ou des connaissances en matière juridique et/ou de conformité constituent un atout.

• Aisance avec les outils numériques et capacité à prendre rapidement en main de nouveaux logiciels.

• Bonnes capacités rédactionnelles et excellente communication orale.

• Aisance relationnelle et sens du service client.

• Rigueur administrative et sens aigu de l’organisation.

• Capacité à gérer les priorités et à traiter plusieurs dossiers simultanément.

• Esprit d’équipe et capacité à travailler avec différents interlocuteurs internes.

• Rigueur dans le traitement de données et documents confidentiels.

• Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité des données et documents traités, notamment dans le cadre des dossiers clients, partenaires et des procédures LCB-FT.

• Autonomie, réactivité et capacité à rechercher des solutions.

• Un niveau d’anglais professionnel est requis afin d’accompagner une clientèle et des partenaires internationaux.

• ▲ Ce que nous vous offrons
  Parce qu’un poste, c’est aussi un cadre de vie, des attentions et une ambiance.

• 🏡 Un cadre de travail exceptionnel
  Entre lacs, sommets et villages d’altitude, vous évoluez dans un environnement rare, inspirant et préservé.

• 🏔️ Des bureaux implantés au cœur des Alpes
  À deux pas des pistes, en harmonie avec notre identité montagnarde.

• 🤝 Une maison à taille humaine
  Bienveillance, respect, entraide… chez Cimalpes, l’esprit d’équipe est bien réel, des échanges directs et une vraie proximité avec les dirigeants.

• 🎓 Un accompagnement sur-mesure
  Formations régulières, montée en compétences, suivi personnalisé… votre évolution est précieuse.

• 💼 Un univers haut de gamme stimulant
  Vous travaillez sur des biens d’exception, avec une clientèle exigeante, dans un environnement raffiné, en 39 heures par semaine.

• ✨ Un ensemble d'avantages pour vous accompagner

  Vous bénéficierez de tickets restaurant, d’un 13ème mois, prime de participation, de réductions forfait de ski… pour accompagner votre quotidien professionnel.