Assistant(e) administrative polyvalent(e)

Eclipse Technics (DOA Part 21J & POA Part21G) est un des leaders de la modification avion spécialisé dans l’installation de solutions de connectivité embarquées.

Notre expertise couvre la conception, la fabrication et la certification de solutions innovantes pour le compte de clients du monde entier acteurs de l’aviation civile, d’affaire ou gouvernementale. Ces solutions impliquent le développement de modifications d’aéronefs notamment pour l’adjonction de systèmes antennaires dédiés à la transmission (satellitaire, terrestre…) pour services à bord ou missions spécifiques.

Pour accompagner son fort développement et ses équipes dynamiques, Eclipse Technics recherche son/sa nouveau/nouvelle assistant(e) administratif(ve) polyvalante

Vous êtes attirés par l’innovation et les missions variée ? La routine vous ennuie et vous aimez travailler dans un environnement dynamique, avec des équipes à dimension humaines ? Rejoignez-nous.

Au sein d'Eclipse Technics et en interaction avec l'ensemble des salarié de l'entreprise, les missions de notre nouveau/nouvelle assistant(e) administrative polyvalant(e) seront variées :

• Gestionnaire de l’administration des ventes (ADV)

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la société.

• Assurer les tâches générales administratives et fonctionnelles du bureau.

• Piloter les contrats de prestation de services généraux, réaliser les devis et suivre les interventions externes.

• Support des équipes opérationnelles dans leurs tâches diverses.

• Support à la gestion RH

Dans le détail il s'agira :

-       Gestion ADV

• S’assurer de la bonne transmission des informations administratives relatives à la vente entre les parties prenantes.

• Gérer la facturation (création et suivi de la facturation), les avoirs clients ainsi que les impayés ou les litiges éventuels

• Tenue d’un reporting mensuelle des activités ADV pour la Direction

• Elaboration de tableaux de bord de suivi de KPI.

-       Gestion accueil

• Gestion appels téléphoniques et accueil des visiteurs

• Préparer les visites et les locaux pour l’accueil des visiteurs, internes ou externes à la société

-       Administration technique

• Appui administratif sur fonctions supports

• Gestion des supports des documents administratifs et techniques (lettres, Memo…)

• Mise en page de document technique et/ou éléments de reporting selon nouvelle charte graphique

• Archivage documentation technique ET (NDA, STC, DOA, commandes…)

• Assistance à la gestion de la documentation qualité

-       Moyens Généraux & vie en entreprise

• Organisation, optimisation et gestion des déplacements professionnels des salariés (Commandes transports, hôtel, location voiture, demande et suivi des avances…)

• Gestion des véhicules de société, ainsi que les locations de voiture

• Gestion des notes de frais (déplacements, direction…)

• Gestion des commandes diverses pour les fournitures générales (fournisseurs, prestataires, fournitures bureaux, transport)

• Suivi administratif des obligations de gestion des risques professionnels (mise à jour document unique, suivi des formations SST…)

• Gestion de l’entretien du bâtiment et sa conformité (suivi vérifications annuelles extincteurs, BAES, suivi prestataire ménage, suivi entretien portail, alarme, etc…)

• Gestion du budget (à définir) vie en entreprise, organisation générale des espaces de travail et proposition et suivi d’amélioration.

• Organisation d’évènements internes

-       Administration RH

• Gestion et suivi des congés et absences

• Gestion des salariés et prestataires, circuit et administratif des embauches et départs

• Gestion et suivi des visites médicales obligatoires

• Gestion des éléments de paie

• Gestion des demandes de sous-traitance technique avec les prestataires, identification des profils, gestion et organisation des entretiens de sélection

• Suivi des formations

-       Expérience requise dans l’administration des ventes

-       Aisance relationnelle

-       Anglais lu, écrit, parlé courant

-       Rigueur, organisation et sens des priorités

-       Maîtrise des outils informatiques (EXCEL, WORD, POWERPOINT )

-       Qualité d’accueil, courtoisie, sens du service.

-       Discrétion et confidentialité

-       Autonomie, polyvalence et savoir gérer les urgences.

-       Utilisation des outils bureautique (Office)

-       Sens de l’organisation, rigueur, créativité

-       Capacité d’adaptation, Force de proposition