Assistant(e) admnistratif(ve) et secrétaire pédagogique - Centre de formation - Freelance - 7 à 10h/semaine - Hybride

OPTIMADMIN propose des services d'assistance administrative et comptable aux entreprises.

Dans le cadre de la reprise et du développement de plusieurs centres de formation (secteur esthétique & arts), nous recherchons un(e) assistant(e) spécialisé(e) en gestion d’organisme de formation.

La mission consiste à assurer la gestion administrative complète des élèves et des formateurs, ainsi que le suivi réglementaire et financier des dossiers (EDOF, OPCO, Qualiopi).

Missions principales

Secrétariat pédagogique

• Gestion complète des dossiers élèves (entrée / sortie de formation)

• Envoi et réception des liens d’inscription (EDOF / CPF)

• Suivi administratif des parcours

• Mise à jour des dossiers apprenants

• Gestion des convocations, attestations et documents obligatoires

Gestion EDOF & CPF

• Création et suivi des dossiers sur la plateforme EDOF

• Suivi des inscriptions CPF

• Gestion des validations et facturations associées

• Suivi des statuts jusqu’au paiement

Montage & suivi OPCO

• Constitution des dossiers de prise en charge OPCO

• Transmission des pièces justificatives

• Suivi des accords et relances si nécessaire

Suivi formateurs

• Gestion administrative des formateurs (contrats, documents légaux)

• Collecte et vérification des pièces

• Transmission et suivi des factures des sous-traitants

• Coordination administrative interne

Conformité & qualité

• Respect des critères Qualiopi

• Organisation documentaire

• Structuration des process administratifs

• Participation à la sécurisation des dossiers dans le cadre d’une reprise de structure

• Expérience confirmée en centre de formation

• Maîtrise impérative de EDOF / CPF

• Bonne connaissance des dispositifs OPCO

• Compréhension des exigences Qualiopi

• Autonomie, rigueur et sens de l’organisation

• Capacité à travailler sur plusieurs structures en parallèle

• Aisance avec les outils numériques et logiciels de suivi (type Dendreo, Digiforma ou équivalent)