Assistant.e d'administration et logistique de l'Ecole

Etablissement public national situé dans le Parc de la Villette, la Cité de la musique - Philharmonie de Paris est un grand complexe dédié à la diffusion, à l’éducation et à la transmission musicale. Il comprend trois salles de concert, le Musée de la musique, deux orchestres intégrés : l’Orchestre de Paris et l’Ensemble Intercontemporain, des salles d’exposition temporaire, la Philharmonie des enfants, une maison d’édition, des espaces documentaires et des salles de répétition pour les orchestres et les musiciens. L’établissement présente chaque saison environ 450 concerts et accueille quatre orchestres en résidence.

Au-delà de l’excellence musicale qu’il incarne, l’établissement a également pour mission forte et fondatrice de renouveler et élargir le public musical en favorisant l’égal accès de tous, adultes, jeunes et familles, aux différentes formes de musique.

Pour cette raison, et dès son origine, le choix a été fait d’offrir des activités éducatives dans des proportions et avec une exigence qualitative inégalées pour un établissement de cette envergure.

Au sein de l’établissement, le Département Education porte cette politique attachée aux valeurs de diversités, d’inclusion et d’ouverture de l’établissement et, pour cette raison, y développe depuis toujours une pédagogie particulière et reconnue.

Dans une approche toujours interdisciplinaire, le Département Education prône un épanouissement global de l’enfant, du jeune, de l’adulte (et de leurs familles) qui nécessite le déploiement d’une pédagogie collective reliée au corps et aux émotions et une approche sociale qui contribue à ce que chacun puisse trouver sa juste place dans l’activité qui lui est proposée et dans le rapport qu’il entretient à lui-même, à l’autre et au monde.

Dans ce cadre exigeant et innovant en termes de pratiques musicales et orchestrales, le Département Education porte de nombreux projets éducatifs qui s’inscrivent dans la stratégie de l’établissement et doivent toujours être reliés, avec une grande transversalité, aux autres départements et directions dont les actions poursuivent également cet objectif d’ouverture à l’égard de publics à renouveler et enrichir.

La Philharmonie de Paris crée la première École dédiée à la production de spectacle vivant dans le domaine musical qui ouvrira ses portes en septembre 2026. Ce projet est porté par le Département Education, il se décline en deux modalités de formation : une formation initiale pour des jeunes de 20 à 26 ans non inscrits durablement sur le marché du travail et une formation professionnelle continue à destination de professionnels qui souhaitent renforcer leurs compétences. La formation se déroule sur une saison à raison de 450 heures entre septembre et juin pour la formation initiale et de 150 heures réparties en une semaine par mois durant 5 mois pour la formation continue.

Nouveau modèle de formation en totale immersion au sein des équipes de la Philharmonie, l’École de la Philharmonie sera dédiée à toutes celles et ceux qui veulent produire la musique – toutes les musiques – et formera les futurs producteurs et managers de scènes musicales. Cette école s’inscrit au cœur des enjeux de transmission, mission et action essentielles de la Philharmonie de Paris. Gratuite (pour la formation initiale), immersive et accueillant des étudiants d’horizons académiques, sociaux et géographiques divers, cette École formera une nouvelle génération de producteurs et managers de scènes musicales, qui inventera de nouvelles manières de manager la musique sur scène et produira un spectacle vivant capable de relever les défis sociétaux, économiques, environnementaux de notre temps.

MISSIONS

CDDU de septembre 2026 jusqu’à juillet 2027
Les entretiens se tiendront fin août

Placé.e sous la responsabilité du.de la chargé.e d’administration et logistique, l’assistant·e administratif·ve et logistique de l’Ecole apportera un soutien opérationnel sur les missions suivantes :

Gestion administrative

-          Suivi administratif des étudiants et des chargé.e.s d’enseignement : conventions pédagogiques, feuilles de présence, édition et gestion des contrats, mise à jour des tableaux de suivi…

-          Mises à disposition des ressources pédagogiques pour les étudiants (environnement numérique de travail)

-          Suivi de la mise en œuvre des conventions de partenariat

-          Suivi des achats et des commandes, de la prise de contact avec le fournisseur jusqu’au service fait, mise à jour des outils de suivi des commandes

-          Soutien au remplissage des outils de suivi et d’analyse

-          Rédaction de comptes rendus de réunions

Gestion logistique

-          Accueil des étudiants et des intervenants

-          Aide à la mise en œuvre et au suivi logistique de l’École : mise en œuvre du planning, réservation de salles, liens avec la régie pour équipement de la salle, catering…

-          Soutien à l’organisation de la sélection des candidatures de l’Ecole : réception des dossiers de

-          candidature, gestion des oraux…

-          Appui à la mise en œuvre des stages des étudiants en territoires

-          Appui à la mise en œuvre du projet de production de étudiants à la fin de l’année

-          Appui à la mise en œuvre des événements : réservation, catering…

Ces tâches ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer avec les missions et l’organisation de la structure.

Etudiant.e en formation Bac + 2 ou 3 en management culturel, métiers de l’administration et de la gestion des organisations, gestion des entreprises et des administrations, gestion de la PME

Compétences et qualités requises :

-          Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

-          Rigueur, sens de l’organisation, discrétion

-          Bon relationnel, capacité à travailler en équipe

-          Autonomie et esprit d’initiative