Assistant(e) de direction - Agence marketing - FREELANCE - 20heure/semaine - Télétravail

OPTIMADMIN propose des services d'assistance administrative et comptable aux entreprises.

Une agence de marketing et de communication recherche un(e) assistant(e) de direction pour être le point central de coordination de l'écosystème professionnel du dirigeant en assurant la gestion, l'organisation, le suivi et l'exécution des sujets administratifs, opérationnels et stratégiques du quotidien.

Le poste a vocation à évoluer vers un rôle de véritable bras droit de confiance, capable de faire avancer les dossiers de manière autonome et proactive.

Responsabilités principales :

1- Gestion de l'agenda et priorisation

• Piloter l'agenda du dirigeant avec une logique de performance et de priorisation.

• Organiser les rendez-vous, réunions, déplacements et événements.

• Anticiper les contraintes et arbitrer les sollicitations.

• Préparer les journées et les semaines du dirigeant.

• Garantir une organisation fluide et optimisée du temps.

2- Filtrage et gestion des sollicitations

• Centraliser les demandes entrantes.

• Filtrer les sollicitations selon leur niveau de priorité.

• Assurer un premier niveau de réponse lorsque cela est pertinent.

• Servir d'interface entre le dirigeant et ses interlocuteurs internes ou externes.

• Protéger le temps du dirigeant en limitant les interruptions inutiles.

3- Coordination opérationnelle

• Assurer le suivi des projets en cours.

• Relancer les parties prenantes.

• Contrôler l'avancement des actions décidées.

• Préparer les points de suivi et les comptes-rendus.

• Identifier les blocages et proposer des solutions.

4- Gestion administrative et financière

• Superviser l'administration courante.

• Suivre les échéances importantes.

• Assurer le suivi des factures, règlements et obligations administratives.

• Coordonner les échanges avec les prestataires, partenaires et cabinets externes.

• Garantir la bonne circulation des informations et des documents.

5- Organisation et amélioration continue

• Structurer les process internes.

• Formaliser les procédures.

• Mettre en place des outils de suivi et de pilotage.

• Identifier les gains de productivité.

• Participer activement à la professionnalisation de l'organisation.

6- Accompagnement du dirigeant

• Comprendre en profondeur les activités, enjeux et priorités du dirigeant

• Anticiper les besoins avant qu'ils ne soient exprimés.

• Préparer les éléments nécessaires à la prise de décision.

• Assurer une continuité opérationnelle en son absence.

• Devenir progressivement un véritable partenaire de confiance.

Compétences recherchées

1- Compétences techniques

• Gestion d'agenda complexe

• Coordination de projets

• Gestion administrative et financière

• Organisation d'événements et déplacements

• Maîtrise des outils collaboratifs et bureautiques

• Reporting et suivi d'activité

• Rédaction professionnelle

• Mise en place et optimisation de process

2- Compétences comportementales

• Proactivité : Capacité à anticiper les besoins et à agir avant même qu'une demande soit formulée.

• Intelligence situationnelle : Compréhension rapide des contextes, des enjeux et des priorités.

• Sens de l'organisation exceptionnel : Capacité à gérer simultanément plusieurs sujets dans un environnement mouvant.

• Autonomie : Prise d'initiative et capacité à faire avancer les dossiers sans supervision permanente.

• Adaptabilité : Aisance dans un environnement entrepreneurial où les priorités évoluent rapidement.

• Fiabilité : Respect absolu des engagements, des délais et de la confidentialité.

• Assertivité : Capacité à recadrer, filtrer ou prioriser lorsque cela est nécessaire.

⚠️ Important – Candidature

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