Assistant(e) de Direction (F/H)

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation. www.univ-catholille.fr

En chiffres (en 2025)

• 5 Facultés

• 18  Écoles, Grandes Écoles et Instituts

• 43 000 étudiants

• 350 parcours de formation

• 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)

• 2 quartiers d’innovation sociale

• 15 chaires de recherche

• +580 universités partenaires à l’international

Dans le cadre d’un remplacement, la Direction des relations internationales recrute un(e) Assistant(e) de Direction (F/H), en Contrat à Durée Indéterminée à temps complet.

Sous l’impulsion du Vice-Président Développement International, la Direction des Relations Internationales (DRI) coordonne et accompagne la politique d’internationalisation de l’Université Catholique de Lille et de ses membres. Celle-ci passe par le développement et l’animation du réseau de partenaires internationaux, le déploiement de programmes et projets internationaux, l’animation internationale du campus et l’accompagnement du développement international de l’université. En lien avec l’ensemble des facultés/écoles/services, la DRI est un service support qui favorise l’émergence d’initiatives d’envergure internationale en cohérence avec le projet du Président-Recteur et avec les stratégies des différentes facultés et écoles.

Rattaché(e) à la directrice opérationnelle des relations internationales, l’assistant(e) de direction assiste la directrice et le vice-président en participant à la gestion de leurs agendas. Il (elle) assure le secrétariat et l’accueil du service, et est la personne ressource pour l’accueil et l’organisation de visites de délégations étrangères ou organismes institutionnels. Très autonome, il (elle) assure le bon fonctionnement administratif et logistique du service en support à la directrice et accompagne la directrice et le vice-président dans des projets spécifiques et la gestion de dossiers confidentiels en toute autonomie, cela avec une contribution active au pilotage opérationnel, au suivi budgétaire et à la coordination de projets transverses.

Missions

Accueil et interface avec l’extérieur

• Accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants, étudiants, entreprises partenaires, etc.).

• Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques vers les personnes concernées.

• Anticiper la qualité de la relation, favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.

• Prendre en charge les relations avec les services internes pour ce qui concerne les échanges de documents et les demandes au quotidien. Faire en sorte que l'information soit fluide, que la collaboration soit possible.

• Assister la directrice et le vice-président dans la coordination entre la DRI et les écoles/facultés. Diffuser des informations à destination des différents interlocuteurs dans l’université.

• Contribuer à la coordination des parties prenantes dans le cadre de projets transverses, en assurant la circulation de l’information et le respect des échéances.

Gestion administrative

• Gérer des dossiers complets en toute autonomie. Être proactif et force de proposition.

• Assurer la préparation, le suivi et l’archivage de dossiers. Coordination du système d’archivage des dossiers au sein de la DRI et du respect du RGPD, en lien avec la DDN.

• Coordonner et assurer le suivi des activités de l’entité (tableaux de bord, collecte et synthèse d’indicateurs, base de données de contacts, etc.), en intégrant des indicateurs de suivi de projets et de performance.

• Réaliser la prise de rendez-vous, la gestion des agendas et des plannings.

• Réaliser les activités nécessaires de façon que les rendez-vous/réunions/rencontres soient documentés et préparés (transcription de supports de présentation, recherche documentaire, notes de synthèse, coordination des ordres du jour, etc.).

• Assurer le lien avec les interlocuteurs et intervenants. Anticiper les besoins des visiteurs externes (accès au bâtiment, au wifi, stockage de valise, transport de/à la gare…).

• S'assurer du maintien d’un rendez-vous, d’une réunion ou rencontre.

• Réaliser la saisie et la mise à jour des données et fichiers.

• Réaliser des travaux et fonctions traditionnels de secrétariat (saisie, mise en page, classement, diffusion de documents et informations, courrier, etc.). Assistance à la rédaction et signature de contrats de partenariats à l’étranger.

• Participer à des réunions et en assurer les comptes-rendus.

• Assurer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement administratif du service.

• Appuyer la directrice dans le suivi opérationnel de projets (planning, jalons, livrables, reporting).

Organisation logistique

• Recueillir les besoins et gérer la réservation des salles et/ou matériels attachés à l’entité.

• Organiser et préparer la logistique des réunions et de certains évènements : veiller au bon déroulement, gérer les commandes de repas/cafés, réservations de salles, restaurants/traiteurs, etc. Coordination des actions au sein de la DRI.

• Organiser et préparer la logistique des voyages/déplacements en France et à l’étranger, pour la directrice, le vice-président et, le cas échéant, les autres membres des délégations menées par la DRI : réservation de l’hébergement et transport, inscription, lien avec les partenaires pour concevoir le planning des visites, budget prévisionnel, etc.

• Concevoir et coordonner l’accueil de visiteurs internationaux (seuls ou en délégation) : lien avec les partenaires et les entités pour concevoir le planning des visites, le cas échéant, réservation de l’hébergement et transport, etc. Participer à l’accueil et à l’orientation des visiteurs sur le campus. Réponses aux demandes spécifiques et garantie de la qualité de l’accueil et du bon déroulement du programme.

• Participer à la gestion des stocks de matériels et fournitures de l’entité.

• Assurer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement logistique de l’entité.

Gestion des factures - commandes

• Assurer la réalisation et le suivi des commandes de matériels nécessaires à l’entité : rédiger et suivre les bons de commandes, réceptionner tout ou partie des commandes.

• Suivre les commandes/ouvertures de licences/refacturations des logiciels de travail spécifiques aux activités de la DRI (Deepl, Asana, Mobility Online).

• Réaliser l’interface entre le service et la comptabilité de l’ICL : vérifier et transmettre les factures, bons de commandes, notes de frais, éléments de refacturations, etc. dans le respect des procédures établies et sur les logiciels internes concernés.

• Assurer la réalisation et le suivi des commandes de matériels nécessaires à l’entité : rédiger et suivre les bons de commandes, réceptionner tout ou partie des commandes. Assurer le suivi du budget alloué aux commandes.

• Participer au suivi budgétaire global du service (suivi des dépenses, consolidation des données, alertes en cas d’écart, contribution aux bilans financiers).

• Mettre en place et suivre des outils de pilotage budgétaire (tableaux de suivi, reporting, indicateurs).

Amélioration du service continu

• Réaliser une veille dans les domaines métiers au sein desquels il intervient.

• Participer à l’amélioration continue de l’entité en développant la qualité organisationnelle du service et celle de ses produits/du service rendu.

• Conception ou ajustement des procédures liées aux tâches afférentes à la mission.

• Représenter l’entité lors de manifestations.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

Formation de niveau bac +2 minimum idéalement dans le domaine du secrétariat, ou expérience professionnelle équivalente. Expérience souhaitée de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente si possible dans un environnement international.

Connaissances / Savoir-faire métier (hard skills) :

• Maîtriser les techniques de secrétariat.

• Maîtriser les outils informatiques. Aisance avec les environnements numériques.

• Niveau d’anglais B2, à l'écrit comme à l'oral

• Gérer des dossiers complets en toute autonomie.

• Réaliser la prise de rendez-vous et la gestion des agendas.

• Réaliser la saisie et la mise à jour des données et fichiers.

• Assurer la réalisation et le suivi des commandes de matériels nécessaires à l’entité.

• Maîtriser les outils de suivi de projet (tableaux de bord, indicateurs, planning).

• Savoir élaborer, suivre et analyser un budget.

Compétences comportementales (soft skills) :

• Avoir le sens du relationnel et de la communication. Capacité à s’adapter à une diversité d’interlocuteurs.

• Avoir le sens de l'accueil et de l'écoute.

• Être organisé et rigoureux.

• Être dynamique et réactif.

• Faire preuve de discrétion et de confidentialité

Salaire prévu : entre 2400 et 2600€ bruts mensuels