Assistant(e) de direction F/H

HESTIA 78 accompagne des enfants, adolescents et adultes en situation de handicap intellectuel et/ou psychique à chaque étape de leur parcours de vie.

À travers ses 16 établissements et services implantés dans les Yvelines, l'association œuvre chaque jour pour favoriser l'autonomie, l'épanouissement, l'inclusion sociale et l'accès à l'emploi de plus de 800 personnes accompagnées.

Rejoindre HESTIA 78, c'est intégrer une association à taille humaine où l'engagement, la solidarité et le respect de la personne donnent tout leur sens à nos métiers.

Missions principales

Sous l'autorité du Directeur de Pôle, vous assurez un rôle central dans l'organisation et le bon fonctionnement de l'établissement.

Véritable interface entre les équipes, les personnes accompagnées, les familles, les partenaires et la direction, vous contribuez à la fluidité des échanges et au suivi administratif, RH et qualité de la structure.

Par votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre discrétion professionnelle, vous participez activement à la qualité du service rendu aux personnes accompagnées.

À ce titre, vous :

Assurez la gestion administrative de l'établissement

• Accueillez les visiteurs et gérez les appels téléphoniques ;

• Assurez le traitement du courrier entrant et sortant ;

• Organisez les réunions, rédigez les comptes rendus et préparez les documents nécessaires ;

• Réalisez et mettez en forme différents supports administratifs (courriers, tableaux de suivi, présentations, rapports d'activité, enquêtes réglementaires...) ;

• Gérez les dossiers administratifs des personnes accompagnées et assurez leur mise à jour dans les systèmes d'information ;

• Assurez le suivi administratif des admissions, orientations et renouvellements MDPH ;

• Gérez les fournitures, les contrats prestataires et les moyens matériels nécessaires au fonctionnement de l'établissement.

Participez à la gestion des ressources humaines

• Assurez le suivi administratif des embauches et des dossiers du personnel ;

• Préparez et transmettez les éléments nécessaires à la paie ;

• Organisez les visites auprès de la médecine du travail ;

• Réalisez les déclarations administratives liées aux accidents du travail ;

• Assurez le suivi des dispositifs de protection sociale (mutuelle, prévoyance) ;

• Contribuez au suivi administratif du plan de développement des compétences.

Contribuez à la démarche qualité

• Participez à la gestion documentaire et à l'actualisation des procédures ;

• Contribuez au suivi des plans d'amélioration continue ;

• Participez aux démarches qualité et aux enquêtes institutionnelles.

Nous recherchons une personne :

• Dotée d'excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités ;

• Maîtrisant les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;

• À l'aise avec les outils numériques et les systèmes d'information ;

• Possédant de bonnes capacités rédactionnelles et un excellent niveau d'expression écrite ;

• Discrète et respectueuse de la confidentialité des informations traitées ;

• Capable de travailler en autonomie tout en collaborant étroitement avec les équipes ;

• Faisant preuve de réactivité, de diplomatie et d'un véritable sens du service.

Qualifications requises

• BTS Assistant de Direction, BTS Gestion de la PME, BTS Support à l'Action Managériale ou diplôme équivalent ;

• Une expérience sur un poste similaire est souhaitée ;

• Une connaissance du secteur médico-social constituerait un atout apprécié.