Assistant(e) de Direction (F/H)

La société RACE SOLUTION, filiale de RACE GROUP SAS, est spécialisée dans les services liés aux sports mécaniques et aux industries. Elle offre des solutions innovantes et une expertise de haut niveau aux acteurs de ces secteurs, incluant les équipes de course, les fabricants de véhicules. 

En plus de la conception technique, du soutien opérationnel et de la gestion de projets, RACE SOLUTION propose des services de recrutement pour attirer les meilleurs talents du domaine.

L'ambition de la société est de devenir un partenaire de confiance, apportant des solutions complètes et sur mesure pour répondre aux besoins de l'industrie des sports mécaniques et de l'automobile.

L’assistant(e) sera en charge de la gestion de la facturation, des dossiers du personnel, du suivi de la paie, de l’organisation administrative quotidienne, ainsi que de la conformité des documents RH légaux. Son rôle inclut également un soutien proactif et corporate auprès de la Direction et un appui pour les missions de secrétariat général de l’entreprise.

Responsabilités et Missions

1. Gestion de la Facturation et des Paiements

• Préparer, envoyer et suivre les devis, commandes, et factures.

• Gérer les paiements et relances pour les clients et fournisseurs.

• Suivre la comptabilité clients/fournisseurs, les notes de frais, et interfacer avec l'expert-comptable et la banque.

• Effectuer le pointage et le rapprochement des relevés bancaires.

• Assurer le suivi de trésorerie, le suivi des litiges et la tenue des tableaux de bord financiers.

2. Administration des Ressources Humaines

• Maintenir et mettre à jour les dossiers du personnel en collaboration avec la comptable sociale (contrats, avenants, documents administratifs).

• Rédiger les documents contractuels et suivre les périodes d’essai, renouvellements, et fins de contrat.

• Participer à la gestion des congés et absences (maladie, maternité) et tenir à jour les tableaux de bord associés.

• Coordonner l’onboarding et l’offboarding des collaborateurs (titres restaurant, équipements, matériel informatique).

• Assurer le suivi des visites médicales et des obligations légales en matière de santé et sécurité.

3. Suivi de la Paie

• Collecter et transmettre les éléments variables de paie (heures supplémentaires, absences, primes) pour le calcul des bulletins de paie.

• Vérifier la conformité des bulletins en lien avec le service paie ou le prestataire externe.

• Répondre aux questions des salariés concernant leurs paies, congés payés, et avantages sociaux.

4. Tâches de Secrétariat Général

• Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et gérer le courrier entrant et sortant.

• Rédiger, mettre en forme et archiver des documents administratifs (courriers, notes de service, comptes rendus).

• Assurer le suivi des commandes de fournitures et la gestion des stocks.

5. Communication Interne

• Préparer et diffuser les communications internes liées aux ressources humaines et aux informations générales.

• Servir de point de contact principal pour les informations administratives des employés (attestations, documents RH).

6. Soutien à la Direction et Gestion Logistique

• Assurer la discrétion et la confidentialité des informations traitées.

• Organiser les déplacements professionnels (réservations de transport et hébergement) et coordonner les événements internes (séminaires, réunions).

• Contribuer à la gestion d’activités logistiques, telles que la location de salles de réunion et d’espaces de coworking.

Le candidat idéal pour ce poste est une personne polyvalente, rigoureuse et organisée, avec une expertise en gestion administrative, ressources humaines, et comptabilité. Voici un aperçu des compétences et qualités requises :

Compétences techniques

• Comptabilité et RH : Solide compréhension des processus RH, de la législation sociale, des principes de paie, et des formalités administratives.

• Secrétariat : Excellente expression écrite et orale, maîtrise des techniques d’accueil et de secrétariat ; la maîtrise de l'anglais serait un atout.

• Outils informatiques : Maîtrise avancée de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), expérience en logiciels de facturation et comptabilité analytique (connaissance de Pennylane appréciée), ainsi qu’en logiciels de gestion RH (SIRH) et de paie (connaissance de SILAE est un plus).

Compétences organisationnelles et personnelles

• Gestion des tâches : Capacité à gérer simultanément plusieurs responsabilités avec rigueur et sens des priorités.

• Qualités humaines : Esprit d’équipe, discrétion, proactivité, sens du service, adaptabilité, et aptitude à évoluer dans une PME en forte croissance.

Profil recherché

• Formation et expérience : Diplôme Bac+2/3 en gestion des ressources humaines, administration, ou secrétariat, avec 5 ans d’expérience dans un poste similaire.

• Qualités personnelles : Sérieux, bienveillance, esprit corporate, culture économique des PME, et capacité à s’adapter à un environnement dynamique et majoritairement masculin, notamment dans les secteurs automobile et événementiel.

Ce que nous offrons

• Un environnement de travail stimulant et dynamique

• Une aventure humaine et professionnelle enrichissante

• Des possibilités de formation et de développement

Si vous vous reconnaissez dans ce profil et que vous aspirez à rejoindre une équipe de passionnés au sein d'une entreprise en pleine expansion, n'hésitez plus et rejoignez la Race Team !