Assistant(e) de direction / Office manager - Équipements techniques BTP - FREELANCE - 35h/semaine - Présentiel - Colombes (92)

OPTIMADMIN propose des services d'assistance administrative et comptable aux entreprises.

Une TPE spécialisée dans les équipements et solutions techniques destinés au BTP et aux grands projets d'infrastructure recherche un(e) assistant(e) de direction / office manager freelance pour prendre en charge, en toute autonomie, l'ensemble de la gestion administrative de la structure. La mission couvre des sujets volontairement très variés — administratif, ADV, pré-comptabilité, administration du personnel et appui au dirigeant — et s'adresse à un profil « couteau suisse » de TPE/PME, capable de mener un sujet jusqu'à sa résolution sans supervision.

Missions principales

Administration et gestion courante

• Gestion des appels, e-mails et courriers

• Préparation et suivi des documents administratifs

• Classement et organisation documentaire

• Suivi des contrats, abonnements, assurances et dossiers administratifs

• Relation avec les fournisseurs, clients et partenaires

Administration des ventes et des achats

• Enregistrement et suivi des commandes clients

• Préparation et suivi des devis, bons de livraison et factures

• Suivi des commandes fournisseurs et des livraisons

• Relance des fournisseurs et des clients

• Vérification et rapprochement des commandes, BL et factures

• Suivi des règlements et des impayés

Comptabilité et pré-comptabilité

• Collecte et classement des pièces comptables

• Transmission des éléments au cabinet comptable

• Suivi des factures fournisseurs et clients, contrôle des règlements

• Préparation de tableaux de suivi sous Excel

Administration du personnel

• Suivi administratif des salariés : congés, absences, visites médicales, documents RH

• Transmission des éléments variables de paie

• Suivi des notes de frais et des déplacements

• Interface avec les organismes et prestataires RH

Appui à la direction

• Appui quotidien au dirigeant, qui est votre interlocuteur unique

• Organisation et suivi des priorités

• Préparation de courriers, tableaux, dossiers et présentations

• Organisation de déplacements et de réunions

• Relance et suivi des interlocuteurs internes et externes

Organisation

• Prestation de services en freelance : statut indépendant obligatoire

• Durée : 3 mois minimum, avec une prolongation possible sur une longue durée selon les besoins de la structure et la qualité de la collaboration

• Temps plein, environ 35 heures par semaine

• Poste en présentiel à Colombes (92)

• Démarrage : rapidement

Outils utilisés

• Pennylane (maîtrise requise)

• Excel, Word, Outlook et Microsoft 365 (maîtrise requise)

• Statut indépendant / auto-entrepreneur obligatoire : la mission est une prestation de services

• Expérience réussie en TPE ou PME, sur un poste polyvalent

• Très polyvalent(e) et autonome : vous prenez un sujet et vous le menez jusqu'au bout

• Organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve)

• Capable de gérer plusieurs sujets simultanément et de hiérarchiser les urgences

• À l'aise avec les chiffres et le suivi administratif

• Bon niveau rédactionnel en français

• Maîtrise d'Excel, Word, Outlook, Microsoft 365 et de Pennylane

• Anglais professionnel : échanges courants par e-mail et par téléphone

• Une expérience dans le BTP, l'industrie, les équipements techniques ou une société de services aux entreprises serait particulièrement appréciée

• Qualités attendues : autonomie, fiabilité, sens pratique, réactivité, organisation, discrétion, bon relationnel

⚠️ Important – Candidature

Les candidatures se font uniquement en ligne.

Merci de ne pas contacter le service commercial.

Sans réponse de notre part sous 7 jours, cela signifie que votre candidature n’a pas été retenue pour l’une des raisons suivantes :

* Taux horaire trop élevé

* Compétences / expériences insuffisantes

* Poste déjà pourvu