Assistant.e de Direction Orchestre de Paris

Crée en 1967, l’Orchestre de Paris, première formation symphonique française, donne plus d’une centaine de concerts chaque saison à la Philharmonie de Paris ou à l’occasion de ses tournées internationales et accueille environ 130 000 spectateurs par an.

Il propose également une programmation variée pour le jeune public sous la forme de concerts symphoniques éducatifs, concerts de musique de chambre pour les maternelles en passant par des ateliers et la formation de futurs musiciens à travers son Académie. Il touche ainsi plus de 40 000 enfants et jeunes.

Depuis sa création, l’Orchestre a participé à plusieurs reprises au Festival lyrique international d’Aix-en-Provence sous la direction de chefs tels que Esa-Pekka Salonen, Kazushi Ono ou encore Marc Albrecht.

L’Orchestre joue un rôle majeur au service des répertoires du XIXe et du XXe siècle et participe au développement de la création contemporaine en accueillant en résidence des compositeurs et à travers ses commandes.

L’Orchestre de Paris est soutenu par le ministère de la Culture et la ville de Paris et depuis le 1er janvier 2019 a intégré l’EPIC Cité de la musique – Philharmonie de Paris, comme un département à part entière. L’Orchestre de Paris est doté d’un budget annuel de l’ordre de 20M € par an (masse salariale comprise). Il est composé de 119 musiciens, de 340 choristes amateurs et d’une équipe administrative et technique de 32 salariés.

Sous l’autorité de la Directrice de l’Orchestre de Paris, l’assistant.e de direction assure les fonctions suivantes :

·         Ensemble des tâches d’assistanat liées à l’organisation de la vie professionnelle de la Directrice et du Directeur artistique :

-       Gestion des agendas numériques,

-       Préparation et coordination des réunions auxquelles participe la Directrice et/ou le Directeur artistique, suivi des ordres du jour et rédaction ponctuelle de comptes rendus,

-       Élaboration, suivi, relecture et transmission de documents de travail en lien avec la Directrice ou le Directeur artistique,

-       Organisation de leurs déplacements (ordre de mission, réservation billets et hôtel…),

-       Suivi mensuel des frais professionnels en lien avec le service comptable,

-       Suivi du courrier de la Directrice et du Directeur artistique (rédaction, mise en forme, réception, diffusion…),

-       Accueil des rendez-vous, réception et filtrage des appels téléphoniques,

-       Élaboration et classement des dossiers.

·         Coordination générale et transmission d’information et de documents au sein du département de l’Orchestre de Paris entre la direction et ses services internes mais également avec les autres services de la Philharmonie de Paris.

·         Organisation ponctuelle d’évènements internes en lien avec les services concernés (présentation saison, conférence, assemblée générale…) 

·         Suivi des abonnements presse, gestion des commandes, réservation de salles, suivi des demandes des congés des salariés, suivi et mise à jour du fichier protocole…

PROFIL RECHERCHE

·         Niveau Bac + 3 à 5 Assistanat de Direction / Management des entreprises culturelles

ou expérience équivalente

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

Compétences techniques :

-       Parfaite connaissance du milieu culturel,

-       Respect des délais et les procédures,

-       Maîtrise des outils bureautiques,

-       Maîtrise de l’anglais,

-       Connaissance du fonctionnement d’un orchestre apprécié

Savoir-faire

-       Méthode et sens de l'organisation et de la coordination

-       Qualité rédactionnelle confirmée

-       Sens du travail en équipe et des initiatives

-       Qualité relationnelle et sens du contact

-       Savoir prioriser et anticiper

-       Savoir communiquer et dialoguer

Savoir-être

-       Rigueur, précision et fiabilité

-       Organisation, disponibilité et réactivité

-       Autonomie et discrétion

-       Intérêt pour la musique