Assistant(e) de direction - Spectacle vivant - FREELANCE - 35 heures/semaine - Présentiel - 92700 Colombes

OPTIMADMIN propose des services d'assistance administrative et comptable aux entreprises.

Une société dans le domaine des arts du spectacle vivant recherche un(e) assistant(e) de direction afin d'assurer le soutien administratif et organisationnel des dirigeants ou d’une équipe de direction.

Il/elle contribue à l’optimisation de la gestion des activités et veille au fonctionnement fluide et efficace de la direction.

Missions principales

1. Gestion administrative & organisationnelle

• Gérer les agendas

• Organiser les rendez-vous et les déplacements professionnels

• Gérer les appels téléphoniques

• Traiter les courriers et courriels entrants et sortants

• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des documents officiels : rapports, comptes rendus, présentations, etc.

• Assurer la gestion documentaire

• Classer les dossiers physiques et numériques

• Rédiger les plannings des alternants

2. Coordination & communication interne/externe

• Assurer l’interface entre la direction et les différents interlocuteurs : collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires et institutions

• Organiser les réunions

• Préparer les supports nécessaires aux réunions

• Rédiger les comptes rendus

• Assister à certaines réunions

• Représenter la direction lorsque cela est nécessaire

• Suivre les actions décidées

• Assurer le reporting auprès de la direction

3. Support en gestion de projet

• Participer à la coordination et au suivi de certains projets stratégiques

• Collecter les informations nécessaires à la prise de décision

• Analyser et synthétiser les informations

• Mettre en place des outils de suivi

• Élaborer et tenir à jour des tableaux de bord

4. Supervision des locaux

• Veiller à la bonne tenue des bureaux

• Suivre l’entretien des locaux

• Superviser les services de nettoyage

• Veiller à la bonne organisation des espaces de travail

Compétences recherchées

• Excellente maîtrise du Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook

• Bonne maîtrise des outils collaboratifs et de gestion documentaire

• Excellentes capacités rédactionnelles

• Bonnes capacités de synthèse

• La maîtrise d’une ou plusieurs langues étrangères constitue un atout

Qualités recherchées

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Rigueur et organisation

• Bonne gestion des priorités

• Autonomie

• Esprit d’initiative

• Excellentes qualités relationnelles et communicationnelles

• Réactivité et capacité d’adaptation

• Sens du service et diplomatie

• Capacité à anticiper les besoins du dirigeant

Formation & expérience

• Formation : Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, administration, gestion, communication ou équivalent

• Expérience : minimum 3 à 5 ans d’expérience sur un poste similaire

⚠️ Important – Candidature

Les candidatures se font uniquement en ligne.

Merci de ne pas contacter le service commercial.

Sans réponse de notre part sous 7 jours, cela signifie que votre candidature n’a pas été retenue pour l’une des raisons suivantes :

* Taux horaire trop élevé

* Compétences / expériences insuffisantes

* Poste déjà pourvu