Assistant(e) de gestion

Intégrez une entreprise bien établie dans le domaine de la menuiserie sur mesure.

Spécialisée dans la commercialisation et la pose de menuiseries extérieures et intérieures sur mesure, nous recrutons un(e) Assistant(e) de Gestion PME pour soutenir notre croissance.

Dans une structure de taille modeste, vous occuperez une fonction clé au sein de l’entreprise. En tant qu’interlocuteur(trice) privilégié(e) entre les clients, les commerciaux, les fournisseurs, les équipes d’installation et la direction, vous assurerez le suivi administratif, commercial et opérationnel des dossiers.

Au sein d’une entreprise à taille humaine, vous serez un maillon essentiel de son fonctionnement quotidien. En tant qu’interface privilégiée entre les clients, les commerciaux, les fournisseurs, les équipes de pose et la direction, vous assurerez le suivi des dossiers sous tous leurs aspects : administratif, commercial et opérationnel.

Vos principales responsabilités

Accueil et gestion de la relation client

• Réception des clients en présentiel et par téléphone.

• Traitement des demandes entrantes et orientation des interlocuteurs vers les services compétents.

• Suivi du service après-vente (SAV) pour garantir une satisfaction optimale.

• Gestion et entretien du showroom afin d’en assurer la qualité et l’attractivité.

• Veille à offrir un service irréprochable à chaque interaction.

Gestion administrative des ventes

• Réception, enregistrement et suivi des commandes clients.

• Vérification des dossiers avant validation définitive.

• Suivi des livraisons et des documents associés (bons de livraison).

• Établissement des factures clients.

• Suivi des paiements et relances si nécessaire.

• Gestion du recouvrement des créances.

Planification et coordination des chantiers

• Gestion des agendas des équipes commerciales.

• Organisation des visites techniques préalables.

• Planification des interventions des équipes de pose.

• Préparation des dossiers administratifs liés aux chantiers.

• Coordination entre les clients, les fournisseurs et les équipes terrain.

• Suivi de l’avancement des chantiers et ajustement des plannings en cas d’imprévus.

• Réception et archivage des procès-verbaux de réception des travaux.

Administration et comptabilité

• Gestion du courrier, classement et archivage des documents.

• Passation des commandes pour les petites fournitures nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

• Suivi administratif quotidien de l’entreprise.

• Préparation et transmission des éléments comptables au cabinet externe.

• Suivi des factures fournisseurs et des paiements associés.

• Contribution à l’amélioration continue des procédures administratives.

• Gestion de la flotte de véhicules, notamment le suivi des contrôles techniques.

Gestion des ressources humaines

• Collecte et transmission des variables de paie.

• Suivi des temps de travail, des congés, des absences et des arrêts maladie.

• Mise à jour des dossiers individuels des salariés.

• Rédaction des documents administratifs liés au personnel.

Communication interne et externe

• Participation à la mise en œuvre du plan de communication de l’entreprise.

• Mise à jour des supports de communication.

• Contribution aux actions commerciales locales et à la visibilité de l’entreprise.

Profil souhaité

• Diplôme de BTS Gestion de la PME-PMI ou équivalent.

• Minimum deux ans d’expérience dans un poste similaire.

• Une expérience dans le secteur du bâtiment, de la menuiserie ou au sein d’une PME artisanale serait un atout.

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).

• Connaissances de base en comptabilité.

• Compétences en logiciels de gestion commerciale et administrative.

Compétences et qualités requises

• Organisation, gestion des priorités et autonomie.

• Rigueur et sens du travail en équipe.

• Excellente communication et orientation client.

• Polyvalence et esprit collaboratif.

• Discrétion et respect de la confidentialité.

• Aptitude à proposer des améliorations et à optimiser les processus.