ASSISTANT.E DE GESTION TECHNIQUE BÂTIMENT

Etablissement public national situé dans le Parc de la Villette, la Cité de la musique - Philharmonie de Paris est un grand complexe dédié à la diffusion, à l’éducation et à la transmission musicale qui comprend trois salles de concert, le Musée de la musique, l’Orchestre de Paris, des salles d’exposition temporaire, un ensemble d’espaces pédagogiques et documentaires et des salles de répétition pour les orchestres et les musiciens. L’établissement présente chaque saison environ 500 concerts, trois expositions temporaires et un grand nombre d’activités éducatives. Il accueille quatre orchestres en résidence et administre les orchestres de jeunes Démos sur tout le territoire. Sa mission vise à renouveler et à élargir le public musical en favorisant l’égal accès de tous, adultes, jeunes et familles, aux différentes formes de musique.
Depuis septembre 2021, il accueille également un nouvel espace permanent, la Philharmonie des enfants, dédié à l’éveil artistique des enfants de 4 à 10 ans.

Sous l’autorité de la directrice de l’exploitation technique & logistique et de son adjoint, le.l’assistant.e gestion technique bâtiment assurera les missions suivantes :

-          Secrétariat du Directeur, de son adjoint et des équipes « bâtiment » en liaison étroite avec la seconde assistante de gestion logistique dont il/elle assure le remplacement en cas d’absence pour quelle que raison que ce soit.

-          Saisie des bons de commande et des services faits des travaux ou prestations sur le logiciel Sirepa en collaboration avec le Chargé de gestion administratif et financier.

-          Réception, enregistrement, contrôle des devis des entreprises et diffusion aux chargés de projets,

-          Etablissements des courriers et documents administratifs liés aux appels d’offres des entreprises.

-          Assure le suivi des contrats et marchés, veille à anticiper leurs termes afin de permettre les consultations en temps voulu. Contrôle des documents associés à ces contrats et marchés (attestations d’assurance, cautions etc…).

-          Réception, enregistrement des fiches de demandes d’intervention, transmission aux personnes compétentes, retour d’informations aux émetteurs (délais prévisionnels d’intervention etc…) en collaboration avec les personnes en charge des interventions et suivi de leur réalisation.

-          Etablissement, suivi et mise à jour sur l’intranet du planning des travaux en étroite collaboration avec l’adjoint de la directrice et le coordinateur travaux.

-          Etablit et transmet annuellement à la Directrice et son adjoint le bilan des interventions effectuées par la direction et les sous-traitants.

-          Mise en place de l’archivage numérique de la direction et suivi du tableau de gestion des archives.

-          Etablissement mensuel des commandes relatives aux permanences électriques nécessaires à l’occasion des concerts et des répétitions.

-          En collaboration avec la Directrice et son adjoint, suivi de la reprogrammation des travaux d’entretien des locaux.

-          Tenue à jour du répertoire des fournisseurs.

-          Assure la mise en réseau des documents nécessaires au fonctionnement des équipes bâtiment et veille à leur actualisation.

·       Formation d’assistanat (BTS assistanat à l’action managériale ou équivalent)

·       Qualités relationnelles, sens élevé de la communication, goût pour le travail en équipes, grand sens de l’organisation, autonome, fortes capacités d’adaptation.

·       Maîtrise des outils informatiques (Pack Office etc…) et de logiciels de gestion comptable.

·       Une précédente expérience dans le secteur du bâtiment et des travaux publics serait un plus ainsi que la connaissance des procédures d’appels d’offres.