Assistant·e de production - alternance H/F

Rejoignez les backstages de l’événementiel avec Novelty !

Forts de plus de 50 ans d’expertise dans les métiers de l’événementiel, nous sommes les artisans de plus de 10 000 prestations annuelles.
Au coeur de nos métiers : la vidéo, la sonorisation, l'éclairage, la structure scénique et la distribution électrique sont au service de secteurs aussi variés que la Mode, le Luxe, le Live, l'Expo, le Corporate et la TV. Novelty, ce sont 450 femmes et hommes, tous unis par une mission commune : être au service de l’événement pour le rendre inoubliable.
Chez nous, la technique est un outil précieux, toujours déployée pour sublimer chaque moment.
Découvrez nos opportunités dans nos agences situées en France (Paris, Azur, Occitanie, Nouvelle-Aquitaine, Grand Ouest, Grand Est, Auvergne Rhône-Alpes, Normandie), et dans le monde (Monaco, Benelux, UK, Middle East, Italy, Spain & Portugal).

Rejoignez-nous et faisons de chaque événement une expérience audiovisuelle extraordinaire !

Venez enrichir notre équipe avec votre talent ! Nous sommes à la recherche d’un Assistant·e de production pour nous rejoindre !

Suivi des Dossiers Commerciaux :

-       Gestion des dossiers commerciaux des Chargés d'Affaires.

-       Gestion des documents administratifs pour lé clients (PPSPS, demandes RSE…).

Gestion des Achats et Documents Internes :

-       Suivi des achats liés aux opérations avec gestion des documents internes tels que les bons de commande fournisseurs et les fiches d’ouverture de compte.

Planification :

-       Construction, suivi et actualisation des plannings du personnel et des moyens.

-       Supervision et gestion des équipes de Techniciens permanents et intermittents du spectacle.

Communication et Coordination :

-       Transmission d'informations techniques aux responsables de chantiers.

-       Vérification systématique de la transmission d'informations entre le Chargé de Clientèle et le responsable de l’exploitation sur site.

-       Validation informatique des informations nécessaires à chaque opération.

Gestion Financière :

-       Validation des flux financiers liés aux intermittents du spectacle.

-       Déclaration des DPAE, édition et transmission des contrats de travail.

Missions Quotidiennes additionnelles :

-       Consultation quotidienne de Locasyst et suivi des opérations en cours et à venir.

-       Point avec les Chargés d’Affaires sur le planning à venir, vérification des informations, et effectuation de petites modifications sur les devis.

-       Définition avec les Chargés d'Affaires du profil des équipes techniques, planning des besoins, chefs d'équipes, postes clés, et adéquation budgétaire.

-       Organisation logistique des opérations, création des fiches prestation sur Eventsoft, complétion des équipes, optimisation du mixage des équipes, envoi d'informations aux techniciens, etc.

Vous êtes à la recherche d’une expérience immersive dans le monde dynamique de la production événementielle ? Novelty vous propose de rejoindre son équipe en tant qu’Assistant·e de production en alternance, une opportunité idéale pour allier théorie et pratique dans un environnement exigeant et inspirant.

Formation et parcours académique :

Vous êtes actuellement en formation dans les domaines suivants :

• Bac+2 à Bac+5 en production événementielle, gestion de projets, logistique, ou filières techniques (BTS Métiers de l’audiovisuel, Licence Pro Métiers du spectacle, Master en gestion de projets culturels, ou formation équivalente).

• Une première expérience en gestion de projets, logistique, ou coordination d’équipes (stage, alternance précédente, ou projet académique) serait un atout majeur.

Compétences techniques et fonctionnelles :

• Maîtrise des outils de planification (plannings, logiciels de gestion de projet) et des bases de données techniques (Locasyst, Eventsoft, ou équivalents).

• Bonne connaissance des procédures administratives et juridiques liées à la gestion des intermittents du spectacle (DPAE, contrats de travail, déclarations sociales).

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et une aisance avec les logiciels de gestion financière et logistique.

• Une première expérience en gestion des achats ou des documents administratifs (bons de commande, fiches prestation) est un plus.

Qualités personnelles et professionnelles :

• Rigueur et organisation : capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, à respecter des délais serrés et à anticiper les besoins logistiques.

• Esprit d’équipe et sens du relationnel : aptitude à collaborer avec des interlocuteurs variés (Chargés d’affaires, équipes techniques, clients, fournisseurs).

• Adaptabilité et réactivité : pour faire face aux imprévus et aux changements de dernière minute, typiques du secteur événementiel.

• Sens de la communication : clarté et précision dans la transmission d’informations techniques et logistiques.

• Autonomie et proactivité : capacité à prendre des initiatives tout en sachant rendre compte de ses actions.

• Discrétion et confidentialité : respect des règles de confidentialité et des données sensibles.

Ce poste en alternance est ouvert aux personnes en situation de handicap.

Rejoignez Novelty et contribuez à des projets événementiels d’envergure tout en développant vos compétences au sein d’une équipe passionnée ! Nous avons hâte de vous rencontrer.