Assistant.e de relations publiques et du protocole

Etablissement public national situé dans le Parc de la Villette, la Cité de la musique - Philharmonie de Paris est un grand complexe dédié à la diffusion, à l’éducation et à la transmission musicale qui comprend trois salles de concert, le Musée de la musique, l’Orchestre de Paris, des salles d’exposition temporaire, un ensemble d’espaces pédagogiques et documentaires et des salles de répétition pour les orchestres et les musiciens. L’établissement présente chaque saison environ 500 concerts, trois expositions temporaires et un grand nombre d’activités éducatives. Il accueille quatre orchestres en résidence et administre les orchestres de jeunes Démos sur tout le territoire. Sa mission vise à renouveler et à élargir le public musical en favorisant l’égal accès de tous, adultes, jeunes et familles, aux différentes formes de musique.
Depuis septembre 2021, il accueille également un nouvel espace permanent, la Philharmonie des enfants, dédié à l’éveil artistique des enfants de 4 à 10 ans.

Au sein du Secrétariat Général, l’Assistant.e de relations publiques et du protocole travaillera sous l'autorité du Secrétaire général. Il.elle assistera la Cheffe de projet protocole et relations publiques et la Chargée de relations publiques et protocole dans l’organisation d’événements, la mise en œuvre de la politique d’invitations et la gestion du protocole.

Ses missions sont les suivantes :

Gestion des invitations

·           Envoi des cartons d’invitations

·           Gestion retour invitations, places de servitudes (tutelles) suivi des listes d’invités

·           Gestion des places d’invitations et des réservations VIP avec la billetterie

·           Organisation de l’accueil des invités : accès des véhicules officiels, signalétique

Organisation d’événements

Ø  Cérémonies officielles (remise de décorations.)

Ø  Vernissages (suivi création invitation, envoi invitations, gestion retour, suivi partenariats, animations, logistique)

Ø  Cocktails (lien traiteur, commande, logistique..)

-        Gestion des fichiers, préparation des cartons d’invitations

-        Coordination avec les différents prestataires

-        Logistique (lien traiteur, commande)

-        Accueil

Assistance administrative

·           Mise à jour et entretien de la base de données

·           Suivi budgétaire (commandes, lien avec le service administratif et financier)

Le.la candidat.e sera intégré.e au sein du service de la communication, équipe d’une vingtaine de personnes et travaillera en étroite collaboration avec les autres services (production, billetterie, marketing, mécénat, Musée de la musique, pédagogie etc…)

Profil recherché :

Formation en communication ou gestion d’entreprises culturelles (minimum Bac+3)

La pratique de l’anglais est demandée, ainsi qu’une première expérience réussie dans le domaine des relations publiques.

Qualités requises :

-             Maîtrise des outils bureautiques

-             Dynamisme, autonomie et réactivité

-             Rigueur, organisation et gestion des priorités

-             Bonne présentation

-             Sens du relationnel, discrétion

-             Grande disponibilité, notamment le soir et le week-end